Booking Leakage: Como uma plataforma de viagens pode eliminar esta prática

Booking Leakage é uma prática muito comum no mercado de viagens corporativas. Em uma tradução literal o termo significa "vazamento de reserva" e é exatamente as reservas feitas pela empresa que acontecem fora do OBT e da política de viagens adotada pela empresa.

Essa ação prejudica todo o controle e visibilidade dos gastos com viagens nas organizações, afinal, as reservas acontecem diretamente no site das companhias aéreas ou em OTAs, realizado com cartão de crédito pessoal com posterior pedido de reembolso por parte dos funcionários.

Por ser realizado fora do OBT "oficial", estas reservas não aparecem nos relatórios gerenciais, ofuscando todas as métricas de gestão de viagens da empresa, como por exemplo, se foi a compra mais barata, ticket médio da diária do hotel, aderência a política de viagens ou tempo médio de antecedência em viagens (ADVP).

Todo tipo de reserva feita fora do sistema utilizado pela empresa se torna invisível para o gestor, que é responsável por controlar as despesas dos funcionários em viagens a trabalho, ela só aparece depois, no ERP, em forma de “reembolso”, muitas vezes classificado como “outros”, sem aparecer também no BI.

Também é válido lembrar que esse é um grande problema para empresas que não possuem política de viagens e sistemas de reservas, sendo que os colaboradores podem fazer reservas onde quiser, levando a uma completa bagunça e falta de gestão, sendo uma excelente oportunidade para fraudes e desvios de recursos financeiros.

Quais são os problemas que o booking leakage pode causar?

Os gestores são os usuários mais afetados por este comportamento, pela falta de visibilidade, e o tempo gasto para conciliar todos os reembolsos feitos pelos funcionários.

Os acionistas pela falta de clareza em saber se os colaboradores estão aderindo a política de viagem, ou se estão comprando passagens e hotéis que privilegiam os seus interesses pessoais, e os colaboradores por gastar muito tempo pesquisando em diversos sites na internet.

Esse comportamento também pode trazer consequências financeiras significativas para a empresa e até problemas de segurança. As plataformas e sistemas que existem para gerenciamento de viagens corporativas são utilizados não apenas para facilitar o trabalho, mas também para garantir maior compliance, transparência e segurança em todas as operações.

Por que os colaboradores fazem reservas fora da plataforma?

Muitas vezes isso não acontece por má-intenção do colaborador, pelo contrário, é provável que boa parte dos colaboradores faça reservas fora da plataforma oficial, pois acreditam que estão realizando economias e otimizando seu tempo.

Em geral, os OBTs da primeira geração possuem uma baixa usabilidade, em relação aos sites de consumidor final, e principalmente, possuem uma baixa disponibilidade de inventário.

Veja a seguir alguns exemplos:

• A crença do colaborador que vai encontrar uma reserva mais barata fora da plataforma, em OTAs, principalmente que usam o modelo de milhas, ele pensa que trará economia para a empresa;
• Por conveniência, tem o colaborador que detesta ter que aprender a usar um sistema novo, por isso prefere comprar em sites que possuem melhor usabilidade, mesmo que isto gere um desconforto de reembolso depois.
• As opções de reservas oferecidas pela plataforma não estão alinhadas com as preferências do colaborador, por isso, ele procura uma reserva fora da plataforma seguindo suas preferências. Isso ocorre quando o sistema utilizado é ultrapassado, não registra as preferências do funcionário e não está alinhado para melhorar a experiência do colaborador.
• E principalmente, o conteúdo disponibilizado pela plataforma oficial é insuficiente, exemplo, ele busca por hotéis em Belo Horizonte, aparece 25 hotéis, ele busca no Hoteis.com ou no Booking por exemplo e aparecem 350 hotéis, exatamente na mesma cidade.

Esses são alguns dos motivos que levam os colaboradores a fazer reservas fora da plataforma utilizada pela empresa para viagens.

Como evitar o booking leakage?

Agora que você já sabe o que é booking leakage e os malefícios para sua empresa, veja como uma plataforma moderna de viagens e despesas, como a Onfly, pode eliminar esta má prática na sua empresa:

• Usabilidade: Plataformas modernas de viagens possuem uma facilidade em realizar uma reserva, mais simples que sites públicos;
• Inventário extenso: No mercado de viagens, seja a lazer ou a trabalho, o inventário é rei, plataformas modernas de gestão de viagens e despesas disponibilizam um inventário principalmente de hotéis bem mais extenso e profundo, isto ocorre pois elas se conectam com diversos brokers, além de conteúdos exclusivos diretos com os fornecedores, tanto de hotéis, cia. aérea e locadoras de carros.
• Workflow de aprovação mais flexível: processo de aprovação de reservas mais flexível, e que sejam feitas em apenas alguns cliques, seja no desktop ou no celular.

Quer entender mais como a Onfly tem ajudado centenas de empresas a reduzir o vazamento de política de viagens?

Entre em contato e agende uma conversa com um dos nossos especialistas.