Reuniões virtuais devem se tornar realidade em 2018, mas têm seus limites
Para especialistas, pessoas devem começar a optar mais por reuniões em sua própria mesa, através de ferramentas como Skype
Entre as evidências está um estudo divulgado neste ano pela American Express Global Meetings and Events. O relatório aponta que cerca de um terço dos gerenciadores corporativos globais acredita que as reuniões virtuais ou híbridas - aquelas que combinam elementos pessoais e virtuais - serão utilizadas em, ao menos, 10% dos encontros de 2018. Além disso, a reportagem alega que líderes do mercado concordam que conectar as pessoas virtualmente pode ser útil para reuniões menores, ou ao menos para complementar uma reunião com pessoas que não conseguiram estar presentes fisicamente.
"Reuniões virtuais e híbridas estão se proliferando exponencialmente", explicou ao Skift o especialista em Reunião Virtual e Gerenciamento Estratégico de Reuniões, Debi Scholar. "Se você perguntar a praticamente qualquer empresa, suas atividades são quase todas globais, abrangendo vários países", afirmou, explicando a necessidade de reuniões virtuais para conectá-los. " Mesmo reuniões pequenas, como de equipe de projeto, sessões de treinamento e de relações com investidores, todas estão 100% virtuais hoje ".
Segundo Scholar, há um "número recorde" de planejadores se capacitando para gerenciar reuniões digitais e virtuais, com destaque para algumas indústrias - ele exemplifica com os setores de tecnologia e farmacêuticos - que estariam investindo em opções virtuais mais rapidamente do que outras. O sucesso principalmente das reuniões híbridas, com alguns presentes fisicamente e outros virtualmente, estaria levando a um número crescente de reuniões 100% virtuais, de acordo com o especialista.
"Algumas empresas estão descobrindo que as salas de conferência estão sendo abandonadas, pois as pessoas estão preferindo ficar na sua própria mesa e se juntar as reuniões de sua equipe através de alguma ferramenta virtual, como Webex ou Skype, com mais frequência do que anos atrás", disse Scholar.
PONTOS NEGATIVOS
Um problema das reuniões virtuais foi apontado pelo conselheiro do Instituto de Experiência Digital da Professional Convention Management Association, Sourabh Kothari. Segundo ele, aqueles que participam de uma reunião virtualmente, ou seja, não estão presentes frente a frente com as demais pessoas da reunião, não são um público cativo, por serem mais facilmente distraídos por interações externas.
Quanto a eventos de larga escala virtuais ao invés de presenciais, Kothari, que já foi gerente sênior de Marketing da Cisco, apontou como ponto negativo a facilidade com que uma pessoa pode simplesmente se levantar e parar de assistir ao evento no computador. "As pessoas não entendem que em eventos virtuais o público é muito mais implacável do que ao vivo, porque eles podem sair a qualquer momento", disse Kothari. "É muito mais fácil clicar no mouse do que levantar e ir embora".
REUNIÕES MENORES E DE CURTA DURAÇÃO
Para 2018, Sourabh Kothari revelou que espera uma continuação da tendência de reuniões virtuais menores e mais curtas; além disso, acredita que os planejadores incluirão maior interatividade durante as reuniões on-line.
"Não há como colocar as pessoas em seus lugares olhando uma tela por oito horas seguidas. Crie seu evento para ser assistido na tela do telefone", é a recomendação final de Kothari.
Seja ao vivo, híbrido ou virtual, para Debi Scholar os organizadores precisam lembrar que os participantes estão lá para se conectar uns com os outros. Ele alerta que embora a tecnologia possa ser um grande benefício para qualquer reunião, ela nunca deve ser o foco.
"Havia uma tecnologia imersiva em 3D que eu testei, e estávamos tão concentrados na tecnologia (porque não funcionava corretamente) que a maioria de nós esqueceu por que estávamos na reunião", finalizou.
*Fonte: Skift