Como reduzir gastos e evitar prejuízos em viagens corporativas
Copastur identificou quais são os gastos de uma empresa em uma viagem corporativa e, a partir disso, deu algumas dicas de como reduzi-los e evitar prejuízos; veja as dicas da agência de viagens corporativas
Pouco tempo atrás, a GBTA listou cinco questões que empresas devem responder antes de escolher uma TMC, destacando, em meio a elas, a importância de contar com o auxílio de uma empresa especializada, inclusive com os benefícios econômicos e com a melhora da experiência do viajante que isso pode trazer.
Nesta semana, a Copastur identificou quais são os gastos de uma empresa em uma viagem corporativa, como evitar despesas adicionais com eles, e como evitar prejuízos não previstos.
OS GASTOS
Segundo a agência de viagens corporativas, o primeiro passo para reduzir as despesas das viagens é descobrir quais os motivos dos gastos que as tornam mais dispendiosas do que poderiam ser.
As decisões de última hora e a falta de planejamento, por exemplo, são dois dos principais fatores que geram despesas desnecessárias para qualquer organização, no que se refere às viagens corporativas.
A locomoção para o destino, quase sempre de avião, é um dos custos necessários, mas que podem ser reduzidos. Comprar passagens perto demais da data da viagem, por exemplo, faz com que os gestores acabem arcando com um custo muito alto, maior do que a média do tíquete. O ideal seria,
A contratação de um seguro viagem adequado também é "imprescindível", segundo a Copastur, afinal, não é possível prever todos os problemas que podem surgir durante uma viagem corporativa. Despesas por motivos de saúde, extravios de bagagem, roubos e demais eventualidades comuns a qualquer viagem podem ser evitadas com a contratação de um seguro.
Descuidos com a documentação é outro exemplo que a empresa usou, principalmente na hora do embarque para um voo. Erros de grafia, por exemplo, podem até impedir o embarque, por isso o cuidado deve ser redobrado na hora de emitir passagens, além de se certificar que o viajante tenha os documentos em dia.
Uma recomendação importante, principalmente após as novas regras aprovadas pela Agência Nacional de Aviação Civil (Anac) liberarem a cobrança de bagagens pelas companhias aéreas, é deixar o passageiro bem informado quanto ao limite de peso que ele poderá levar. Ter que pagar um valor a mais na hora do voo para despachá-la é uma despesa, nesse caso, evitável.
COMO EVITAR PREJUÍZOS
Além de reduzir os gastos com despesas já previstas em uma viagem de trabalho, outros prejuízos podem ser evitados, se algumas precauções forem tomadas. Confira algumas delas abaixo:
- Elaborar uma política de viagens
A primeiro delas, e que boa parte das empresas acostumadas a enviar funcionários para viagens a trabalho já possuem, é elaborar uma política de viagens corporativas. O documento deve informar todos os detalhes sobre as viagens realizadas em nome da empresa, com orientações quanto a compra de passagens, reserva de hospedagem e ainda gastos com transporte e alimentação.
Para a Copastur, a política de viagens deve ainda estabelecer normas para autorização e aprovação dos deslocamentos corporativos, incluindo a possibilidade (ou não) de adiantamento, prazo para
Um dos pontos chave seria disponibilizar valores adequados ao padrão da viagem, diferenciando os limites, por exemplo, entre nacional e internacional, para que os gastos não extrapolem o previsto no planejamento.
"Assim devem ser tratados todos os demais assuntos envolvendo as viagens corporativas, com riqueza de detalhes, sem permitir ambiguidades. Cria-se, desse modo, uma sistemática para a organização e a padronização dos procedimentos, evitando mal-entendidos e prejuízo em viagem corporativa", explica a Copastur.
- Contar com um bom planejamento
Quando for começar a organizar uma viagem, a recomendação é dedicar um bom tempo ao planejamento. Fazer um checklist das tarefas a serem cumpridas pode evitar o esquecimento de itens essenciais, por exemplo. Reservar passagens e hotéis com antecedência, calcular o tempo de conexões, se certificar de que os documentos do viajante estão em dia e verificar quais são os transportes disponíveis no destino e seus valores são outras funções a serem cumpridas no planejamento, evitando problemas e imprevistos que, ocasionalmente, podem gerar mais gastos.
Quando planejar uma viagem a negócios, uma dica da Copastur é pesquisar informações sobre a região. Detalhes simples, como a temperatura média, definirá o tipo de roupa a ser levada pelo viajante, por exemplo; checar qual é o padrão de tomadas da região, assim como verificar costumes e idiomas também podem auxiliar na experiência do viajante, além de evitar gastos extras não previstos, como a compra de uma blusa ou de um adaptador de tomada de última hora.
- Emitir a CAT em casos de acidentes
Além de contratar um seguro viagem, algo crucial a se fazer, em caso de algum acidente acontecer com o funcionário durante a viagem, é emitir a CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho). Segundo o site do governo, a "empresa é obrigada a informar à Previdência Social todos os acidentes de trabalho ocorridos com seus empregados, mesmo que não haja afastamento das atividades, até o primeiro dia útil seguinte ao da ocorrência". Caso contrário, ela estará sujeita à aplicação de multa, ou seja, mais gastos que podem ser evitados. Para evitar esse tipo de situação, porém, a organização pode solicitar que funcionários evitem atividades arriscadas durante a viagem, mesmo que em horas livres, como esportes radicais, por exemplo.
- Contratar uma empresa especializada
Nesse ponto voltamos a questão da importância de se contar com uma TMC, ou alguma agência especializada, para auxiliar no gerenciamento das viagens de sua empresa. Para a Copastur, contratar uma terceirizada para ajudar nessa organização é o ideal, garantindo que nenhum detalhe importante será esquecido, além de poder economizar uma boa quantia nos gastos. "Muitas empresas da área possuem parceiros e fornecedores que podem oferecer preços especiais na aquisição de passagens ou reserva de hospedagens, por exemplo. Aproveite!", finalizou a Copastur.