Como não errar na escolha do hotel para o viajante?

Escolher um hotel que esteja em acordo com as políticas de viagens estabelecidas não é tarefa fácil, já que além do custo-benefício é preciso levar em conta diversas variáveis que entram neste processo e podem influenciar tanto a experiência do viajante como o budget da empresa. Confira a seguir os fatores que devem ser considerados para que não haja erro na hora de selecionar um bom meio de hospedagem.

Pense na localização do hotel
Quem acha que está economizando ao reservar hotéis longe do centro da cidade (que costumam ser mais baratos) pode acabar pagando caro depois. Isso porque o que será economizado com hospedagem terá de ser gasto com o transporte do viajante até os locais que ele visitará durante a estada, sem contar a maior quantidade de notas fiscais que serão entregues depois. Portanto, encurtar distâncias no planejamento da viagem poderá ser mais prático tanto para o viajante quanto para a empresa.

Considere meios de transporte nas proximidades
Antes de escolher onde o funcionário vai ficar, é importante observar se há meios de transporte como metrô ou ônibus nas proximidades do hotel, o que pode evitar gastos adicionais com táxi todos os dias. Caso a localização do hotel esteja muito afastada, é bom pensar em alternativas como vans coletivas ou carro alugado, que podem sair mais em conta.

Garanta conforto na medida certa
Investir em um bom hotel para o funcionário não significa que é preciso escolher o local mais caro e luxuoso, mas sim que é preciso garantir um mínimo de conforto para que ele tenha uma boa experiência de hospedagem. Por isso, checar fotos dos quartos e opiniões que outros hóspedes deixaram na internet sobre o local pode ajudar neste processo.

Preze pela segurança
Na hora de escolher o hotel, é mais do que essencial prezar pela segurança dos funcionários, afinal, no caso de eles serem assaltados, a empresa terá que arcar com os prejuízos, ainda mais se o viajante estiver portando equipamentos da mesma, como notebooks, câmeras fotográficas e outros aparelhos. Certifique-se também de que o hotel oferece cofres e outros meios de garantir a segurança dos pertences a serem levados.

Negocie prazos
No caso de o funcionário precisar chegar no hotel um pouco mais cedo do que o horário de check-in ou sair após o limite do check-out estipulado, negocie de antemão um prazo maior com o hotel para não precisar pagar uma diária adicional. Isso será possível se o hotel não estiver cheio ou se algum evento importante não estiver acontecendo nas proximidades.

Fique de olho na taxa de cancelamento
A política de viagens sempre deve contar com a ocorrência de imprevistos, por isso é bom sempre checar se o hotel cobra taxa de cancelamento. Afinal, se o hóspede não puder viajar de última hora, é melhor que você não precise pagar por isso.

Confirme se a internet é cobrada
As chances de o funcionário precisar usar o wi-fi do hotel para trabalhar são de quase 100%, então observe se o hotel selecionado faz algum tipo de restrição para o uso da internet no local. Dê prioridade a estabelecimentos que oferecem conectividade gratuita ou sem limite de banda.

Informe-se sobre preços de refeições
As refeições realizadas dentro dos hotéis não costumam ser baratas, por isso procure se informar a respeito os preços cobrados no estabelecimento. É possível negociar valores ou estabelecer convênios com os hotéis que mais recebem os colaboradores de sua empresa para que, assim, sejam reduzidas as contas. No caso de não conseguir estabelecer um acordo, aposte nos restaurantes nas proximidades do hotel que ofereçam preços mais acessíveis, considerando a possibilidade de firmar com eles parcerias de longo prazo.

Mais reuniões, menos gastos
Se o intuito da viagem do funcionário é receber pessoas para reuniões no local onde está hospedado, é recomendado olhar se o hotel oferece o uso gratuito dos espaços disponíveis para eventos. Com essa estratégia, você reduz os custos de deslocamento e ainda faz com que os potenciais clientes ou parceiros de negócios fiquem focados no objetivo da reunião, uma vez que também estarão em terreno neutro, fora de suas próprias empresas.

Simplifique o pagamento
No momento de acertar a conta do hotel, a empresa pode tanto fornecer um cartão corporativo ao funcionário para que ele mesmo faça o pagamento no momento do check-out, ou pedir que o hotel fature a conta diretamente para a empresa, dispensando o colaborador da responsabilidade. Outra alternativa é usar milhas acumuladas para efetivar o pagamento, reduzindo os custos da viagem e aproveitando as vantagens dos cartões de crédito e programas de fidelidade dos quais a empresa participa. Para empresas que enviam funcionários para viagens com frequência, os convênios com hotéis podem ser uma boa pedida, já que o faturamento pode ser feito mensalmente, com uma única prestação de contas para todas as despesas.

*Fonte: Blog Copastur

conteúdo original: http://bit.ly/2makU2c