Confira dicas para o gestor economizar em hospedagem

Reduzir custos na hora de contratar uma hospedagem tem sido, para os gestores de viagens corporativas, uma das metas mais importantes frente ao atual cenário de crise.

Considerando-se que gastos com hotéis (e hoje formas alternativas de hospedagem) estão em segunda colocação no ranking das maiores despesas em viagens corporativas, atrás apenas de passagens aéreas, de acordo com dados do Global Business Travel Association (GBTA), a HRS listou cinco dicas que podem auxiliar gestores a reduzirem gastos, sem deixar a qualidade do serviço de lado. Confira:

1- Conheça mais seus viajantes:

Além de analisar a fundo a conta de viagens corporativas da companhia, suas particularidades, os comportamentos de compra e cultura, é preciso dar maior enfoque às características dos viajantes. “É necessário verificar os tipos de negócios, área de atuação, perfil de compras e características do viajante, analisando cada tipo de geração, suas expectativas e necessidades. Ter essa visão é tão importante quanto conhecer a empresa e sua cultura", explica o diretor de Vendas da HRS para a América Latina, Eduardo Murad. De acordo com ele, é essencial se colocar no lugar do consumidor. "O ideal é criar um mecanismo de comunicação com os viajantes, como blogs ou redes sociais internas. Dessa forma, as experiências negativas e positivas irão auxiliar o gestor a adequar o programa de viagens às expectativas de cada um", completa.

2- Torne conhecida a política de viagens da empresa:
Para garantir maior aderência de viajantes às políticas e procedimentos das empresas, é fundamental que estas sejam amplamente difundidas - e atualizadas - dentro das corporações. As regras devem ser claras e acessíveis a todos os colaboradores, atendendo a todos os tipos e perfis de viajantes. “Os viajantes da atualidade pertencem a diversas gerações e as empresas precisam se adaptar aos seus comportamentos, ao tipo de tecnologia utilizada por eles, às suas necessidades e motivações. Para isso, não é necessário alterar as políticas de viagens, mas sim passar a oferecer uma experiência de compra mais agradável, sempre alinhada às novas tecnologias. Customização e Traveler Centricity são falados em todos os encontros, eventos e discussões do trade”, explica Murad. Lembrando que clientes corporativos da HRS têm à disposição opções de hospedagem com tarifas negociadas (com condições pré-estabelecidas) em diversos hotéis, de rede e independentes, espalhados pelo mundo. Os empreendimentos disponíveis no canal de reservas estão de acordo com as políticas das empresas e podem ser reservados no mesmo dia da viagem, além de proporcionarem uma melhor experiência de compra para os viajantes.

3- Seja estratégico:
Conhecer o padrão de compra dos viajantes ajuda a entender se eles estão seguindo as regras ou se há fuga da política de viagens (como a escolha de hotel fora do recomendável) e por que elas ocorrem. “Com os dados de preferência dos viajantes em mão, use o material para fazer uma melhor negociação com os hotéis. Terceirizar esse processo com um parceiro confiável possibilita um alto controle e muito menos trabalho para o gestor de viagens – que poderá focar em outros itens, como o contato e o feedback do viajante”, ressalta Murad.

4- Analise o valor total da viagem:
Analisar o valor das diárias é tão importante quanto calcular todos os custos que estão envolvidos na viagem. “Vale a pena economizar U$10 por um hotel mais distante e ter que gastar mais para ir da hospedagem até o local da reunião com um taxi, por exemplo?”, questiona o executivo da HRS. Tomando por base os conceitos de Total Cost of Ownership (TCO), ou custo total da aquisição, analisar o Total Cost of Trip (TCT), ou custo total da viagem, é um meio para encontrar as maiores oportunidades de savings. “Incluir itens na negociação, chamados de amenities, como café da manhã, internet e estacionamento ajuda a reduzir os custos com hotelaria. Trabalhar com opções de hospedagem substitutivas, em hotéis próximos, mas não antes considerados, também ajuda na redução de custos. Uma alternativa é trabalhar com hotéis de mesma categoria ou com categoria inferior em uma estrela, que ofereçam tarifas mais acessíveis”, completa Murad. Lembrando que a HRS oferece uma solução de Inteligent Sourcing, na qual é dado enfoque às negociações dos clientes corporativos com objetivo de reduzir custos, levando em consideração todos esses pontos para uma redução significativa das despesas totais das viagens corporativas das empresas.

5- Peça o feedback dos viajantes:
Ter em mãos a opinião dos viajantes garante ao gestor argumentos na negociação com hotéis e dados para a escolha dos fornecedores. Peça para que os viajantes apresentem suas opiniões sobre o hotel e a qualidade dos itens inclusos nas diárias (as chamadas amenities, como café da manhã e internet, por exemplo) ou a distância percorrida nos deslocamentos e o atendimento. “Quando sabemos o que faltou em determinada viagem podemos melhorar as próximas experiências dos viajantes, principalmente no que diz respeito às negociações com os hotéis, uma vez que os feedbacks dos viajantes são colocados na mesa de negociação”, conclui Murad.

HOSPEDAGENS ALTERNATIVAS

Ainda que haja uma crescente busca por meios de hospedagens alternativos, como o Airbnb, nada substitui a segurança que o viajante sente ao fazer a reserva em um hotel, de acordo com Murad. "A questão da segurança é muito importante, e ela entra no fato de o viajante ter sua própria chave magnética para entrar no quarto, sem contar todo o apoio que ele pode receber de um gerente de hotel antes, durante e após a viagem", destaca o diretor de Vendas para a América Latina da HRS, que hoje conta com mais de 300 mil hotéis afiliados em 190 países, e oferece aos viajantes de negócios a tarifa corporativa que garante economia de até 30% sobre o valor das diárias encontradas na internet, lembrando que as tarifas são constantemente atualizadas e a disponibilidade é imediata.