Omnibees mostra caminhos para gestão de viagens corporativas eficiente
Patricia Thomas trouxe ainda a reflexão se todas as reservas precisam ser mesmo aprovadas; confira
Uma gestão de viagens eficiente, desde a compra até controle de custos, foi tema da segunda edição do Travel & Expense Summit, promovida pela Paytrack no Rosewood Hotel São Paulo nesta quinta-feira (3). Como tornar a gestão mais eficiente por meio da tecnologia, usando os recursos para dar mais valor? A diretora de Vendas Corporativas da Omnibees, Patricia Thomas, deu o panorama.
"O principal objetivo é tornar a experiência do viajante em uma boa experiência. Ele está viajando porque precisa. Por isso, é importante ter uma jornada fluida, do começo ao fim. Com a tecnologia trabalhando a nosso favor", pontua a executiva.
Para realizar uma gestão de viagens eficiente, com o uso da tecnologia, é preciso pensar nos seguintes pontos:
1. Política de viagens
- Regras claras: o que pode e o que não pode; perfil da empresa, do negócio e da viagem;
- Foco da gestão: economia, controle e segurança;
- Experiência do viajante: autonomia e agilidade.
2. Conteúdo
- Disponibilidade: maior desafio; integradores de conteúdo;
- Melhor tarifa: pública e acordo; contratos com tarifa dinâmica.
- Reserva on-line: mundo ideal; off-line – impacto na operação.
3. Gestão de despesa
- Forma de pagamento: cartão físico; VCN;
- Prestação de contas: on-line; setup de regras e validação por OCR;
- Custo total: Aéreo, hotel, carro, refeições, taxi, km, pedágio, assistência viagem etc.
Aprovação das viagens: é necessária mesmo?
"Dados de mercado dizem que uma aprovação não leva mais do que dois minutos. Em dois minutos, o que conseguimos avaliar, de fato? Será que precisamos aprovar tudo? Se há uma tecnologia customizada para comprar de acordo com a política da empresa, na melhor tarifa, no fornecedor preferencial, no canal de compra e o viajante está fazendo tudo, precisamos mesmo de aprovação?", questionou Patricia Thomas.
Ela ainda mostrou que menos de 5% dos pedidos de viagem são rejeitados. Com um índice de rejeição tão baixo, fica novamente o questionamento se é necessária a aprovação de todas as reservas. Não seria melhor aprovar por exceção?
"Neste sentido, o critério para aprovar uma reserva seria diferente, porque seria algo por fora da regra. É uma reflexão para repensarmos esse fluxo, focando sempre em trazer mais agilidade e autonomia", conclui a diretora.