Processo de gestão de despesas de viagens tem de ser transparente

Todas as empresas têm gastos – seja de materiais diretos e indiretos, serviços terceirizados ou de viagens. A gestão inteligente e unificada dessas despesas, em um único processo e plataforma, traz automação e gera valor às companhias, permitindo que elas atuem com mais inteligência. Este foi um dos temas debatidos durante o SAP Now, que acontece hoje e amanhã em São Paulo.

“Uma dor muito forte nesta questão é o volume de transações que são feitas no dia a dia. Diante disso, o principal desafio é como manter o compliance, o controle e a visibilidade desse processo end to end para que eu possa saber exatamente onde está sendo gasto e onde posso economizar”, explica o vice-presidente de Cloud Sales da SAP Ariba, Silvio Abade.

E a realidade vivenciada pelo aspecto do departamento de compras de uma empresa não é muito diferente do das despesas de viagens. Com os gastos com despesas sendo o segundo maior custo controlável dentro de uma organização, por que não controlá-lo de maneira mais efetiva?

“As empresas precisam cada vez mais movimentar seus funcionários não só em termos de ter um custo mais adequado, mas também de seguir as políticas de viagens da empresa e ter um compliance do que está sendo feito. E vivemos a era da experiência, por isso queremos ter a melhor possível naquele processo burocrático, maçante e repetitivo e que não agrega valor, que costuma ser o relatório de despesas”, conta a diretora geral da SAP Concur, Valéria Soska.

E nessa gestão de gastos com viagens corporativas, é preciso dar autonomia para o colaborador para que ele tenha um processo transparente. Sem deixar de lado a importância de uma ferramenta intuitiva, que não traga grande separação entre pessoa física e jurídica. A experiência no mundo corporativo precisa ser muito semelhante a vivida na vida pessoal.