Exigir aprovação para compra de passagens? Veja prós e contras

Permitir que o próprio viajante use uma ferramenta de compra de passagens, sem necessidade de aprovação, ou exigir que um gestor autorize a transação? Qual é o modelo correto? A resposta certa é depende.

Para o ex-diretor executivo da Abracorp, Jahy Carvalho, há vantagens e desvantagens nos dois métodos, tanto para as empresas, quanto para os viajantes. “A Abracorp faz essas recomendações de acordo com o perfil de gestão de viagens do cliente”, afirma. “Cada empresa tem um DNA diferente com relação à movimentação dos seus colaboradores. Algumas adotam o sistema ‘haja como o dono’ e outras querem ter mais controle”.

Exigir aprovação, segundo o executivo, ajuda a garantir mais segurança para as empresas e evita potenciais fraudes. Além disso, com essa hierarquia, fica assegurado o compliance com a política de viagens e há uma garantia maior de que o viajante irá usar a rede de fornecedores que já tem acordo com a corporação.

Quando a empresa precisar reduzir os gastos com viagens abruptamente, esse controle também pode ser útil. “Quando uma redução de viagens precisa ser implementada abruptamente, o chefe na hierarquia vai poder controlar isso mais”, afirma.

A principal desvantagem da prática, contudo, é a maior burocratização do processo de viagens corporativas, que pode demandar mais tempo e, por isso, resultar em mais gastos. “O viajante pode acabar perdendo uma promoção, por exemplo, caso demore esse processo”, diz.

CASES
Para dar uma noção de como o mercado tem lidado com essa questão, o Portal PANROTAS conversou com dois gestores de viagens experientes, de grandes empresas: a gerente de viagens corporativas da KPMG, Sheila Câmara, e o gestor de Viagens para América Latina da IBM, Marcel Frigeira.

Na KPMG, atualmente todas as passagens requerem aprovação dos líderes. Para viagens nacionais, basta uma única aprovação e internacional exige duas. “A ferramenta de viagens permite consulta, mas para seguir com reserva e emissão sempre há necessidade de aprovação”, explica Sheila.

Para a gestora, a necessidade de aprovação ainda é um fator cultural. Com o dia a dia tumultuado da maioria dos gestores, é raro haver reprovações. “Pesquisas indicam um índice de reprovações de 0,01%, em grandes corporações. Além disso, temos o agravante do tempo médio de demora para conclusão das aprovações.. com a volatilidade tarifaria das Cias Aéreas o custo pode aumentar se houver demora no processo, além da possibilidade de perda da disponibilidade. Devemos pensar, cada vez mais, em uma equalização que harmonize agilidade no processo x cumprimento da política de viagens, talvez dispensando a necessidade de aprovação para as viagens que obedecerem todas as regras impostas em política e com isso desburocratizando e incentivando a aderência. Esta possibilidade tem sido pauta das discussões sobre o tema”, afirma.

Na IBM, a aprovação também é um processo interno, e não envolve a agência de viagens. Cada viajante é responsável por obter a aprovação do seu gerente imediato e do aprovador da BU, e deverá manter consigo e poderá ser solicitado por uma eventual auditoria.

Para ele, as vantagens de solicitar a validação são a otimização do gasto e o controle. “Como desvantagens podemos destacar o aumento do ATP (average Ticket Price) pela diminuição da antecedência de compra, o aumento do workload e do tempo gasto para se obter todas as aprovações necessárias, especialmente nos casos onde o aprovador está fora do escritório”, defende.

Os gestores também acreditam que é essencial que as regras sejam comunicadas aos colaboradores de forma clara, objetiva e constante. A criação de campanhas em diferentes canais, como intranet e murais pode auxiliar, assim como tutoriais e workshops.