Por que ter uma plataforma de gestão de viagens e despesas agora
Plataformas tudo em um de despesas e viagens corporativas são uma tendência global
Estas plataformas modernas "tudo em um" concentram tudo em apenas um lugar: Reúnem o OBT (Online Booking Tool), a agência de viagens, o software de reembolsos, plataforma de analytics e dados, e até mesmo o cartão corporativo em apenas uma plataforma, gerando ilimitadas vantagens para as organizações.
Essencialmente há três grandes pessoas nas organizações que são beneficiadas com esta solução:
Acionistas
Para o acionista, uma plataforma digital entrega segurança e controle, há uma garantia que o dinheiro do investidor está sendo corretamente alocado, em compliance com a política, e todos os gastos são completamente rastreáveis. Isto ajuda muito, por exemplo, em auditorias.Viajante
Em apenas alguns cliques, um colaborador consegue fazer a reserva das suas viagens a trabalho, dentro da política pré-configurada pela organização, devolvendo muito tempo para o colaborador conseguir focar no que é realmente importante e necessário.Uma plataforma tudo-em-um de gestão de viagens e despesas também permite que o colaborador digitalize e organize todos os seus recibos de viagens em um relatório para receber os reembolsos futuros (ou não, caso o pagamento seja em um cartão corporativo)
Grande vantagem adicional para o viajante, é não ter que acessar dois sistemas, algumas empresas optam por um OBT para viagens e um sistema de reembolsos separado, para o viajante, são dois logins diferentes, duas alçadas de aprovação, causando muitas vezes retrabalho.
Gestores de viagens
Para os gestores de viagens, é possível fazer toda a gestão do orçamento de viagens da empresa, tendo acessos a diversos relatórios para tomada de decisão em tempo real.Por exemplo, conhecer quem está dentro ou fora da política e tem visibilidade em tempo real de todas as viagens de todos os colaboradores, inclusive garantindo suas respectivas seguranças (duty of care).
Em poucos cliques, uma plataforma de gestão de viagens e despesas permite que o gestor edite as políticas de viagens da empresa e concilie os pagamentos em segundos. É muito comum, que para pequenas e médias empresas não haja um gestor de viagens dedicado, portanto estas ferramentas auxiliam este profissional, devolvendo tempo para eles conseguirem ser mais produtivos no acúmulo de diversas funções.
Em geral, estas plataformas possuem o viés de "democratizar o acesso de gestão de viagens" para PMEs, que historicamente compraram viagens de forma "não gerenciada" em OTAs ou direto no site das companhias aéreas, sem nenhuma gestão ou visibilidade dos gastos.
Dores que uma plataforma de viagens e despesas "tudo-em- um" resolvem:
Em geral as dores são as mesmas, independente do tamanho das empresas:- Perde muito tempo cotando passagens aéreas e hotéis em vários sites;
- Não tem certeza se os colaboradores estão comprando passagens com o menor preço;
- Perde muito tempo com troca de e-mails entre o responsável por viagens e todos os outros colaboradores;
- Não tem certeza que o acordo feito com o hotel e com a companhia aérea possui o melhor preço;
- Não sabe qual colaborador compra dentro da política de viagens;
- Não tem visibilidade sobre todos os gastos de viagens (resumindo, sua empresa não sabe quanto custa uma viagem a trabalho);
- Realiza reembolsos manualmente;
- Faz reembolso de combustível manualmente e gasta muito tempo;
- Não tem rastreabilidade de quem solicitou a viagem e de quem aprovou (ou seja, tem problemas na auditoria trimestral por falta de informações);
- Gasta horas para conciliar todos os gastos de viagens no cartão de crédito da empresa;
- Não consegue sugerir melhorias para o fornecedor de tecnologia da agência;
- Tem problemas com orçamentos de viagens da empresa;
- Os funcionários estão insatisfeitos com os processos de viagens.
É Tendência Global
Plataformas "tudo em um" de despesas e viagens corporativas são uma tendência global. Nos USA, a TripActions é a líder de mercado, avaliada em U$ 9.2B em sua última rodada.Na Europa, a líder é a TravelPerk, avaliada em U$ 2B em sua última rodada.
Na Austrália, existe a TravelCTM, uma empresa de capital aberto avaliada em U$ 2.3B.
Todas elas possuem a função de ser uma plataforma de gestão de viagens (OBT) e agência em uma única solução, e estão revolucionando a forma como as empresas fazem reservas de viagens e digitalizam suas despesas.
Como começar?
Dentre algumas plataformas de viagens e despesas "tudo em um" que tem no mercado, a Onfly é uma das que se destacam, em apenas 4 anos já atende 700 clientes de forma recorrente.E, atualmente, é uma plataforma agnóstica em relação ao tamanho e setor da empresa, por exemplo, existem mais de 30 médias e grandes organizações que inclusive possuem capital aberto e que possuem maior maturidade de gestão, e existem centenas de pequenas empresas que gastam até R$ 50mil por mês com viagens e que historicamente não tinha acesso a tecnologia e gestão para gerir suas viagens.
Entre em contato com a Onfly, fale com um dos especialistas e entenda se uma plataforma "tudo-em-um" de gestão de viagens e despesas gera benefícios reais para sua empresa.