Indicadores em viagens corporativas: Para que serve e como acompanhar?

O papel do gestor de viagens mudou de forma relevante nos últimos anos, sobretudo com advento da digitalização, de novas práticas de gestão, e de tecnologias como plataformas de self-booking e analytics. Se há 20 anos atrás o cargo de gestor de viagens era puramente operacional, hoje é exigido deste profissional uma enorme capacidade de análise de dados, e execução de ações que beneficiam a empresa, seja em redução de custo, ou na melhoria da satisfação dos colaboradores que viajam e prestam reembolso.

Isto posto, e na tentativa de contribuir para que os gestores de viagens possam exercer melhor seu trabalho no dia-a-dia, elencamos 6 (seis) KPIs (Key Performance Indicators), ou indicadores chave de performance, que gestores de viagens podem acompanhar para trazer ganhos de performance para suas empresas e melhorar de forma contínua a política de viagens da companhia.

Note que em plataformas modernas, como a Onfly, todos estes indicadores já ficam disponíveis em tempo real.

1 - ADVP - Tempo de antecedência de compra;

Talvez um dos indicadores mais importantes a serem acompanhados é o ADVP (advance purchase) que, em resumo, mede o tempo de antecedência de compra dos bilhetes aéreos, pois existe uma correlação forte entre tempo de antecedência de compra e o valor pago no bilhete. Em resumo, quanto mais perto da data de embarque, mais caro vai ser o bilhete.

Isto acontece pois existem classes tarifárias disponíveis dentro de uma aeronave, e as primeiras a serem vendidas são as promocionais, e no final, só vai “sobrando” as classes tarifárias mais caras. Para encontrar melhores preços de passagens aéreas, é fundamental comprar o bilhete com antecedência razoável de compra.

2 - Adesão à política de viagem

Adesão da política de viagens mostra quão engajado estão os colaboradores com a política de viagem da empresa. Dificilmente uma empresa terá 100% neste indicador, mas, por outro lado, ter uma política de viagens onde 100% dos colaboradores não cumprem, é um retrato de ineficiência. Por isso, é importante analisar a política de viagem por centro de custos, por grupo de colaboradores e até em nível de usuário.

3 - Cumprimento do budget

Outro indicador interessante para se acompanhar é o cumprimento do budget (orçamento), seja no ERP, na plataforma digital de viagens, ou em uma planilha própria.

Se a empresa trabalha com orçamento, é mandatório que ele seja respeitado e acompanhado.

Existem diversas formas de trabalhar com orçamento, é possível usar como orçamento mensal, trimestral, semestral ou anual. Lembre-se que é preciso ter disciplina e questionar com frequência o andamento do cumprimento do orçamento, para evitar surpresas futuras.

4 - Satisfação do viajante

O maior ativo das empresas líderes de mercado é sem dúvida, as pessoas. Uma política de viagem adequada pode ser fundamental para reter bons talentos. O NPS (Net Promoter Score) é uma das pesquisas mais utilizadas atualmente pela simplicidade e enorme capacidade de trazer aprendizado sobre o viajante.

Por meio dele é possível avaliar como o colaborador está se sentindo em relação à política de viagem da empresa. O time do RH pode te dar aquela força para a elaboração deste KPI. Para não “fadigar”, é importante que a pesquisa seja realizada no máximo trimestralmente e no mínimo de forma anual.

5 - Diferença entre a reserva feita e a mais barata disponível

Despesas de viagens é um paraíso para fraudes e desvios. As famigeradas notinhas superfaturadas de táxi para reembolsar corridas de colaboradores foi, durante muito tempo, um oceano de desvios de dinheiro dos acionistas para os bolsos dos colaboradores.

É muito comum, em empresas grandes, em que colaboradores possuem autonomia, escolher a passagem aérea da companhia que melhor “pontua”, isto é bom para o colaborador, pois pode usar aquelas milhas para a viagem de final de ano com a família, mas péssimo para empresa, pois deixou de economizar na passagem.

Outro grande ponto a se acompanhar é o “senso de dono” dos colaboradores, ou seja, a não ser que haja uma forte razão, não faz sentido o colaborador comprar a passagem mais cara. Se muitos colaboradores estão comprando a passagem mais cara, dentro do mesmo horário de embarque, sem nenhuma justificativa razoável, é sinal que existe problema sério de cultura na sua organização.

6 - Custo Total de Gestão de Viagens

Por fim, quanto está custando todo o processo de gestão de viagens da sua empresa? Este indicador é muito relevante, para não perder o foco de otimização de custos, que deve haver em qualquer organização.

Veja que o custo da gestão de viagens não pode ser maior que 30% dos gastos total, se sua empresa gasta em média R$ 100mil por mês com viagens e mobilidade, o custo total de “gestão de viagens” não pode ultrapassar R$ 30mil, caso contrário, é sinal que o “molho está saindo mais caro que o peixe” e há claramente uma ineficiência de gestão, o custo para gerir os valores está alto perto do benefício gerado.
Conclusão

A tecnologia está ajudando a eliminar postos de trabalho repetitivos, mas ainda está bem longe de ter capacidade e síntese para analisar dados, interpretá-los e tomar decisões inteligentes..

Logo, apenas “registrar” os KPI’s não é suficiente, para cada KPI é possível criar um plano de ação com metas claras, para melhorá-lo. Os dados servem para ajudar na tomada de decisões, sem decisões, os dados são apenas números em algum lugar.

Para ajudar neste processo, a Onfly lançou um e-book onde elencamos 13 KPI’s que todo gestor de viagens deve acompanhar para trazer ganhos de performance para suas empresas e melhorar de forma contínua a política de viagens da companhia. Confira aqui.