6 desafios e tendências para a gestão de viagens em 2023

Dizer que os preços elevados das passagens aéreas e hospedagem serão motivo de preocupação para os gestores de viagens em 2023 não é nenhum spoiler. Afinal, a questão tarifária, que incomoda o Turismo desde o ano passado, continua sendo um grande desafio para o setor.

E não é o único. Com tantas mudanças geradas pela pandemia, um novo cenário se revela diante desses profissionais, que devem ser flexíveis e estar prontos para revisar suas políticas de viagens a qualquer momento. Neste ano, seis questões – entre desafios e tendências – se sobressaem no mercado de viagens corporativas. Veja quais são elas:

1- Altos custos e diálogo com os fornecedores

Todos os profissionais da área ouvidos nessa matéria citaram a solução para o alto custo como algo urgente – ou no mínimo importante – em seus programas de viagens para 2023.

“A urgência e o desafio estão em adequar a previsão orçamentária ao constante aumento no custo dos serviços de viagens (hotéis, passagens aéreas, combustível, locação de carros etc.), pois não há nenhuma ação que o setor de viagens corporativas possa fazer para evitar ou se antecipar. Ficamos à mercê de muitos fatores externos, tais como cenário político e oscilações do mercado”, destacam as gestoras de viagens da Arco Educação, Geris Oliveira e Lia Gadelha, que também consideram importante se adequar às novas práticas de cobrança dos fornecedores com precificação flutuante.

Neste caso, o diálogo com os fornecedores é necessário, buscando ajustar as expectativas dentro do novo cenário comercial. “Temos que buscar conversas mais profundas para entender todos os lados, e readaptar nossas negociações, buscando realmente trabalhar em conjunto. O momento pede parcerias mais sólidas”, complementa a coordenadora de Gestão de Viagens do Comitê Olímpico Brasileiro, Caroline Fernandes Ferreira.

A gestora de viagens da AGCO do Brasil, Cristiane Manetti, concorda com esse ponto de vista. “É preciso manter o relacionamento constante com os fornecedores, revisitando as negociações, inclusive para demandas pontuais. Como os valores estão muito altos, qualquer porcentagem já faz grande diferença”.

Mas essa responsabilidade não deve ser apenas dos gestores e fornecedores, na opinião do gestor de viagens do Grupo Petrópolis, Eduardo Damasco Dos Santos. “É importante fortalecer o relacionamento com os fornecedores, buscando acordos mais justos, mas isso não deve ser feito apenas a duas mãos. No mínimo, tem que ser feito a três mãos: gestores, fornecedores e agências, que têm que levar inovação aos gestores. Em minhas reuniões com agências de diversos tamanhos tenho escutado muito do mesmo. Então, acredito que é um momento de as TMCs buscarem inovação para apresentar”, destaca o gestor.

Nesse contexto, Cristiane considera necessária uma revisão da política de viagens. “Agora que voltamos praticamente ao normal teremos que revistar muitos itens, como, por exemplo, qual o prazo mais adequado de antecedência para solicitar viagem, além de fazer uso do cartão de crédito como principal meio de pagamento, extinguindo o faturamento.

É preciso fazer a administração de budget, já que não só o aéreo, que sentimos de imediato, mas também locação e hotel estão realizando reajustes de valores após a pandemia”, comenta.

Mas a revisão deve ser feita sem deixar de lado o bem-estar do viajante. “É preciso equalizar os lados, dando suporte aos viajantes e melhorando custos para a empresa, com a apresentação de indicadores”, complementa a gestora de viagens da Zetra, Joseane Borges Carvalho de Queiroz.

Por fim, vale lembrar que a política de viagens deve estar bem compreensível para todos. “O gestor deve contar com uma política de viagens clara e bem divulgada, a fim de dividir a responsabilidade com todos da empresa”, reforça o analista de Viagens Corporativas SR da Ebanx, Cicero Luiz Castilho.

2- Jornada simplificada, maior produtividade

Simplificar a jornada do viajante, de modo que ele possa aproveitar melhor o tempo e ser mais produtivo, é um dos objetivos que se destaca para os gestores neste ano.

“Ultimamente, o recurso tempo é um dos mais escassos. Portanto, tudo que puder economizar o tempo do viajante, desde o planejamento até a realização da viagem e prestação de contas, será muito valorizado. As empresas estarão dispostas a pagar por produtos e serviços que ajudem o colaborador a dedicar seu tempo no core business da empresa”, destaca o analista de Viagens Corporativas SR da Ebanx.

Preparar-se para uma viagem de negócios pode ser extremamente estressante, então tudo que facilitar a jornada do viajante deve ser valorizado. Entre outros fatores, Cicero considera importante:

• Facilitar o acesso ao conteúdo da Política de Viagens da sua empresa. “Não adianta enviar um link para um material com 30 a 50 páginas se o colaborador apenas quer saber o limite pago por uma diária de hospedagem em uma determinada cidade”, afirma o gestor;
• Aposentar tecnologias obsoletas. “Os viajantes já compram viagens particulares em muitas plataformas de metabusca e OTA’s. Se oferecemos uma tecnologia inferior, não há como justificar a utilização dela”;
• Relatórios gerenciais em tempo real. “Mandar um e-mail para o executivo de contas da sua agência para pedir um relatório? O gestor de viagens precisa da informação disponível em um dashboard sempre atualizado e com a possibilidade de geração de diferentes relatórios para acompanhamento e tomada de decisão baseada em dados”, ressalta.

3- Viajantes mais informados - e exigentes - do que nunca

Uma tendência observada pelos gestores de viagens é o empoderamento dos viajantes corporativos. Munidos de informações, eles estão mais exigentes e fazem questão de entender, participar das escolhas feitas pelos gestores e questioná-las.

“O viajante corporativo tem cada vez mais informações e experiências de viagem na bagagem, portanto, ele é mais crítico e exigente com os serviços prestados”, pontua Cicero.

“É um viajante muito mais conectado e com acesso a informações, o que ganhou força com a chegada da pandemia, pois até então as informações eram mais centralizadas nas agências e nos gestores de viagens. Vejo viajantes mais preocupados com segurança, mobilidade e facilidades, o que antes não se via tanto no mercado corporativo. E com isso é importante que os gestores estejam abertos ao novo - seja se atualizando com informações e tendências, seja junto aos fornecedores – e, principalmente, abertos a mudanças nos seus programas de viagens, tanto em processos quanto em tecnologia”, complementa Caroline.

Os viajantes estão tão empoderados que hoje questionam até a necessidade de suas viagens de negócios. E isso não é um fator negativo. Pelo contrário: pode ser uma oportunidade de redução de custos para as empresas.

“Com a pandemia o home office ganhou força e isso influenciou uma mudança no comportamento do viajante corporativo, que passa a avaliar a real necessidade da viagem e do deslocamento, pensando principalmente em sua qualidade de vida. Afinal, há reuniões podem ser feitas de forma remota. Essa é uma tendência que vai perdurar e algumas empresas já enxergam uma oportunidade de redução de custos nisso, podendo direcionar os gastos que seriam destinados às viagens a outras necessidades”, destaca o gestor de viagens do Grupo Petrópolis.

Mas o contrário também acontece. Após o enclausuramento proporcionado pela covid-19, muitos viajantes ficaram ávidos para colocar o pé na estrada. “Com a pandemia e a diminuição significativa das viagens corporativas, o viajante ficou sedento por voltar a campo. O presencial faz diferença e, com o seu retorno, é necessária uma maior flexibilidade dos gestores em entender esse volume e avaliar a real necessidade da viagem. O roteiro de viagens precisa ser otimizado pelos gestores junto aos viajantes, para um melhor aproveitamento de rota e otimização de custos”, comentam as gestoras Geris e Lia.

Além de questionarem mais e serem mais participativos, os viajantes também têm se queixado com maior frequência. E isso tem um motivo: a escassez de mão de obra qualificada, problema gerado durante a pandemia. “É muito nítido que antes da pandemia a qualidade do atendimento em voos, hotéis e agências era uma e agora é outra. Decaiu demais por causa da falta de mão de obra qualificada. E ouvimos muitas reclamações dos viajantes por conta disso. Mas é importante lembrar que esse não é um problema exclusivo do mercado brasileiro e acontece em outros lugares do mundo, como a Europa, por exemplo”, comenta Eduardo Damasco.

Para atender aos padrões cada vez mais exigentes dos viajantes corporativos, os gestores devem se atentar a questões importantes, além da simplificação da jornada, citada anteriormente.

“Os viajantes estão cada vez mais independentes e conectados, por isso temos que ter um processo de viagens muito eficiente e ágil. Para se adaptar ao perfil desse novo viajante o gestor tem que estar com política de viagens atualizada, ter um OBT cada vez mais on-line e ter o suporte de uma agência parceira que seja adequada às suas demandas”, destaca Cristiane.

“A união da tecnologia com o atendimento humanizado é uma tendência importante. Os viajantes corporativos querem autonomia para planejar suas viagens e também contar com um time de atendimento para emergências”, destaca Cicero.

A segurança é outra prioridade a ser considerada. “Acho que hoje essa é uma das questões principais, devido à pandemia, trazendo a necessidade de termos um procedimento para momentos de crises, catástrofes etc., para mapear e dar todo o suporte ao viajante caso aconteça algo. Entendo que os principais desafios nesse sentido são adaptar o programa de viagens à realidade da empresa/do tipo de negócio e ter tecnologias oriundas dos fornecedores que ajudem o gestor de viagens nesse caminho. Sinto que aqui no Brasil esse tema ainda anda a passos lentos e que precisam ser estimulados”, reforça Caroline.

“Está muito claro que hoje o viajante corporativo busca um diferencial de atendimento e cuidados que visem sua qualidade de vida. O gestor tem que estar antenado e ver opções que ofereçam a melhor experiência ao viajante”, destaca Eduardo. Joseane concorda. “Os gestores devem ouvir e tentar entender a realidade de cada viajante, a fim de dar soluções plausíveis para cada caso”.

4 – Gestores cada vez mais atualizados e qualificados

Diante de todos esses desafios e demandas, os gestores consideram importante se atualizarem de forma constante e aperfeiçoarem suas funções, a fim de atender às demandas e necessidades dos viajantes – e antecipá-las.

“O gestor de viagens deve investir parte de seu tempo em atualizações, como cursos e reuniões de benchmarking do setor. Assim ele poderá trilhar seu caminho com mais credibilidade e adaptar-se melhor às mudanças. Pretendo aprimorar meus conhecimentos da área financeira, afinal, o setor de viagens responde por um custo significativo dentro da empresa e o gestor é cada vez mais desafiado a propor soluções para um investimento com mais qualidade em viagens. Também é importante a melhoria constante da apresentação de relatórios gerenciais, com o intuito de antecipar tendências e facilitar a tomada de decisões da alta liderança. Outro ponto importante é acompanhar a aderência do programa de viagens corporativas e sempre ajustá-lo quando necessário”, destaca o analista de Viagens Corporativas SR da Ebanx.

“Sinto a necessidade de entender melhor as tendências de viagens e tentar adaptar a nossa realidade no esporte, muito na parte de mobilidade e tecnologia. Gosto sempre de pensar que são temas que não temos mais como deixar de lado em viagens”, comenta Caroline
Já para Geri e Lia, é importante que o gestor entenda e mapeie o seu tipo de negócio, sabendo como se desdobram as viagens de sua área, para aplicar as melhores práticas que estão surgindo no mercado, tais como acomodações não convencionais, prática do bleisure e tecnologias mais avançadas para o acompanhamento do viajante que tem uma rotina atribulada e corrida.

“O nosso foco para 2023 está na revisão de políticas para uma melhor adequação ao perfil do viajante, além do controle orçamentário com um maior acompanhamento dos desvios de políticas, para soluções voltadas para ambas as necessidades - orçamento e qualidade de vida para o viajante”, comentam as gestoras da Arco Educação.O gestor de viagens do Grupo Petrópolis, por sua vez, apostará em três focos neste ano: tecnologia, inovação e sustentabilidade. No que se refere à tecnologia, ele cita o preparo antecipado que sua empresa teve para se adequar à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e o investimento em novas tecnologias. “Quando a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) entrou em vigor, já estávamos preparados há muito tempo. Houve o envolvimento em diversas áreas para se adequar a essa legislação e exploramos todos os recursos que já estavam prontos. Também buscamos um fornecedor de viagens que tem expertise na área de tecnologia para atender a essas necessidades”, comenta Eduardo.

“Já no pilar da inovação, o objetivo é focar em soluções que nos entreguem informações de qualidade, insigths para tomada consciente de decisão, para que possamos fazer investimento que mitiguem o desperdício de recursos da companhia, direcionando-os a outras áreas e mantendo, dessa forma, a sustentabilidade do nosso negócio”, comenta o gestor.

Já para a gestora de viagens da AGCO do Brasil, o foco neste ano será manter a busca das melhores práticas do mercado que se adaptem à empresa e tragam savings, levando em consideração a segurança, o conforto e o bem-estar do viajante.

Essa é uma questão importante também para Joseane. “O foco é equalizar os lados, dando suporte aos viajantes e melhorando os custos para a empresa, com a apresentação de indicadores”.

5- TMCs devem buscar novas tecnologias

Tecnologia de ponta ou um bom atendimento? Os dois! O trabalho dos gestores depende tanto de um atendimento de qualidade prestado por uma agência quanto de tecnologias de ponta, e às vezes TMCs e travel techs deixam a desejar nesses aspectos. O ideal seria, então, unir o melhor de dois mundos.

“Recentemente estive em contato com algumas travel techs e elas me ofereceram soluções incríveis, mas que não me atendiam 100%, pois senti falta do atendimento oferecido pelas TMCs. Dessa forma, acredito que para uma travel tech ou TMC ser perfeita ela deve aliar a tecnologia de ponta a um bom atendimento. Acredito, inclusive, que a chegada das travel techs estimule as TMCs a buscarem novas tecnologias”, comenta Eduardo.

6- ESG: é hora de sair da teoria para a prática

Muito se fala em ESG nos eventos do setor, mas pouco se faz na prática. E essa é uma questão que deve ganhar a atenção das empresas e dos gestores em 2023, afinal, já passou da hora de questões como sustentabilidade inclusão serem parte do cotidiano desses profissionais.

Os gestores de viagens opinam que não dá mais para tratar o ESG como “tendência” em pleno 2023. “Acredito e luto para que neste ano isso deixe de ser uma tendência para se tornar prática. As empresas devem contratar mais profissionais negros, com deficiência e LGBT. A diversidade tem tudo a ver com o Turismo”, destaca Eduardo.

Ao que tudo indica, o cenário já está mudando. Para este ano, 81% das empresas afirmam destinar recursos para ações de diversidade e inclusão, enquanto 67% relataram o mesmo em 2020, de acordo com a segunda edição da Pesquisa Benchmarking: Panorama das Estratégias de Diversidade no Brasil 2022 e tendências para 2023, realizada pela Blend Edu, empresa que desenvolve soluções de treinamento, consultoria e inovações tecnológicas para colocar a diversidade em prática nas empresas.

ANUÁRIO CORPORATIVO

Esta matéria é parte integrante do Anuário PANROTAS de Viagens e Eventos Corporativos 2023, que foi distribuído no Lacte 18 e circula nesta semana. Confira a edição digital abaixo.