Sistemas de aprovação de viagens devem estar voltados a riscos
Uma ferramenta baseada em riscos pode fazer muito mais do que simplesmente aceitar ou rejeitar viagens.
Agora que duty of care está muito em alta dentro das empresas, os sistemas de aprovação de viagens corporativas precisam estar também direcionados a isso. Atentar-se apenas aos aspectos orçamentários dos deslocamentos pode colocar os viajantes e também a própria companhia em perigo.
Uma ferramenta baseada em riscos pode fazer muito mais do que simplesmente aceitar ou rejeitar viagens. Ela pode ajudar a identificar idas a zonas de alto riscos, alertando as partes interessadas, que, então, irão decidir se a viagem será cancelada ou remarcada; garantir o fluxo de trabalho correto de aprovação pelos indivíduos relevantes; além de atuar como uma auditoria, permitindo que as empresas mostrem que estão cumprindo o duty of care.
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Orçamentos que são estabelecidos no início do ano podem ser vinculados às diretrizes da política de viagens, ao mesmo tempo que as companhias podem definir as regras referentes aos riscos para orientarem seus funcionários e travel managers. No entanto, os acontecimentos perigosos são imprevisíveis e podem mudar em questão de horas. É difícil definir níveis de risco para cada região global e esperar uma constante durante 12 meses.
Estar atento às regras não é tarefa apenas do viajante. As corporações têm o dever de não apenas definir políticas claras para os funcionários que viajam sob seus cuidados, mas também de fazer a devida diligência para mitigar o risco antes da viagem.
E para que um sistema de aprovação com foco em gestão de riscos funcione corretamente, é importante que ele seja o mais fácil possível de utilizar para o viajante e para o gestor, com altos níveis de automação.
Com um sistema do tipo, os travel managers poderiam aprovar, rejeitar ou solicitar alterações com base em políticas organizacionais e outros fatores atenuantes. Para viagens aprovadas, a empresa conseguiria informar o viajante sobre precauções adicionais ou solicitar um treinamento pré-viagem. Os deslocamentos a áreas de baixo perigo passariam pelo sistema automaticamente, liberando o tempo de aprovação para que o gestor se concentre nas exceções de maior risco.
Embora o controle de orçamento certamente continuará sendo fundamental para viagens a negócios, a segurança dos colaboradores é um componente fundamental da resiliência da corporação. A avaliação e mitigação de riscos devem ser elementos-chave em qualquer processo de autorização de viagem.
