Cinco dicas para uma gestão de viagens bem-sucedida

Quanto mais tecnologias, processos e políticas são introduzidos nas viagens a trabalho, maior é a pressão pela redução de custos e com questões de responsabilidade com os colaboradores. A eficácia na entrega dos resultados é um fator-chave, uma vez que 70% dos gestores de viagens já viu iniciativas descontinuadas, mesmo antes da implementação, por conta de intervenções de outros executivos da própria companhia

Segundo uma pesquisa da HRS lançada recentemente, quando os gestores têm um melhor entendimento dos indicadores de performance (KPIs) de seus colegas, maiores são as chances de implementar mais facilmente seus projetos.

O levantamento mostra também como conseguir o desejado alinhamento com outros departamentos e garantir a melhor contribuição de seus parceiros, otimizando o trabalho, liberando tempo e recursos para conduzir outras iniciativas. Veja abaixo cinco dicas que podem contribuir para o sucesso da elaboração da viagem a negócios.

1. ENGAJE OS COLABORADORES

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Quanto mais cedo o travel manager engajar os envolvidos, maiores as chances de ter as iniciativas implementadas com sucesso. Os departamentos de RH e de TI podem ser importantes aliados. Dependendo do que se quer implementar, dê preferência a alinhar as informações pessoalmente, evitando e-mails ou telefonemas, que são mais impessoais e não ajudam tanto na transparência e na confiança quanto uma boa conversa frente a frente.

2. IDENTIFIQUE OS ENVOLVIDOS
Reconhecer o público correto para colaborar na definição dos projetos é a maior barreira para 40% dos entrevistados. Engajar, inspirar e ensinar os colegas pode ser mais desafiador do que mudar a prioridade, por isso, comece identificando quem deve participar e recorra ao auxílio dos principais líderes de cada área para fazer o primeiro contato. A partir daí, gerencie o relacionamento seguindo as necessidades específicas do projeto.

3. ENTENDER OS DEPARTAMENTOS
Conquistar a confiança e o apoio dos principais públicos internos é compreender o que eles têm como objetivo principal e mostrar como o projeto os ajuda a atingir as metas. A área a qual o gestor pertence tem um papel importante na taxa de sucesso. Como geralmente estão inseridos no departamento de compras, não é uma surpresa a pesquisa mostrar que a compreensão das necessidades desse setor é mais clara. É necessário sair da zona de conforto e entender o que é importante para as outras divisões.

4. TENHA CONTATO COM O VIAJANTE
Travel managers raramente ficam em contato constante com o colaborador. O estudo mostrou um significativo abismo entre ambas as partes. Mais da metade dos respondentes admite não se reunir com o funcionário ou o faz apenas uma vez ao ano. Alguns fornecedores podem usar suas tecnologias para fazer essa análise utilizando a inteligência artificial, tornando o trabalho do gestor mais estratégico no futuro, definindo metas, construindo business cases e vendendo suas ideias internamente aos setores que lhe ajudarão a realizar o projeto.

5. CARACTERÍSTICAS DO GESTOR
Ter um olhar inovador é essencial para o engajamento. Para o gestor de viagens, isso significa ser líder em estratégia e inovação e essas habilidades são essenciais para melhorar a interação com o público interno e criar valor dentro da organização. Saber lidar bem com comunicação, vendas, negociação e coordenação pode impactar diretamente nas habilidades interpessoais e dar importante papel no dia a dia desse profissional.