Análise de dados pode reduzir custos em viagens corporativas; leia o artigo
Tecnologia deve desempenhar um papel cada vez mais central na análise de despesas com viagens
As viagens corporativas representam um custo estratégico que vai além de passagens e hospedagens. Sem controle e análise adequados, esses gastos podem gerar perdas significativas. Em um cenário cada vez mais orientado por dados, a adoção de ferramentas tecnológicas e práticas de controle estruturadas se torna indispensável para transformar a gestão de viagens em uma vantagem estratégica para as organizações.
Confira abaixo o artigo do diretor de Negócios Travel da Paytrack, Alexandre Motta, sobre o tema:
Como a análise eficiente de dados reduz custos em viagens corporativas
"O impacto financeiro das viagens corporativas vai muito além do preço das passagens e hospedagens. Empresas que estruturam a análise de dados conseguem evitar desperdícios, negociar melhores condições com fornecedores e garantir mais conformidade com suas políticas internas. Um levantamento da The State of Business Travel Survey revelou que empresas com cerca de 200 viagens anuais podem evitar perdas de até US$ 45 mil apenas ao aprimorar a gestão dessas despesas.
O problema não está no deslocamento em si, mas na forma como os gastos são controlados. Sem um sistema automatizado e integrado, as empresas operam com informações fragmentadas e acabam tomando decisões com base em dados imprecisos. Isso compromete desde a alocação eficiente do orçamento até a experiência dos colaboradores em viagem.
Muitos custos relacionados às viagens corporativas passam despercebidos sem um acompanhamento rigoroso. Taxas administrativas, seguros adicionais, tarifas dinâmicas de transporte e bilhetes não voados são exemplos de despesas frequentemente subestimadas. A falta de um controle estruturado sobre esses gastos pode gerar perdas significativas ao longo do ano. Outro problema comum é a categorização inadequada das despesas. Sem um padrão claro para classificar gastos com hospedagem, alimentação e transporte, os relatórios financeiros ficam inconsistentes, dificultando tanto a identificação de padrões de consumo quanto a tomada de decisão. Além de impedir a implementação de políticas de economia, essa falha pode prejudicar a experiência do viajante. Se os valores médios das diárias estão sempre acima do permitido, por exemplo, pode ser um sinal de que a política precisa ser revista para garantir uma estadia minimamente confortável, sem comprometer o orçamento.
A descentralização das informações é outro fator que impacta os custos. Empresas que ainda dependem de múltiplos sistemas, como planilhas manuais, plataformas de reservas e ERPs financeiros não integrados, enfrentam dificuldades para consolidar dados, resultando em falta de visibilidade sobre os gastos reais. Quando áreas como financeiro, RH, viagens e compliance operam de forma isolada, a empresa perde eficiência no controle de despesas. A integração entre esses setores permite maior agilidade na aprovação de gastos, automatiza a conciliação de pagamentos e garante mais conformidade com as regras internas. Um exemplo prático é a sincronização entre sistemas de gestão de viagens e o RH: ao cadastrar ou desligar um colaborador, o sistema pode ajustar automaticamente seu perfil dentro das regras de hierarquia ou centro de custo da empresa.
A análise eficiente dos gastos também fortalece o poder de barganha das empresas junto a companhias aéreas, redes de hotéis e prestadores de serviço. Sem uma visão consolidada do volume de consumo, as negociações perdem força, resultando em condições comerciais menos vantajosas. Os acordos corporativos são baseados na previsibilidade de demanda. Empresas que conseguem demonstrar seu histórico de consumo e padrões de viagem têm mais chances de garantir tarifas diferenciadas e benefícios exclusivos. Indicadores como economia gerada por negociações e despesas por categoria ajudam a justificar esses acordos e melhorar as condições obtidas.
Muitas empresas ainda falham em monitorar indicadores críticos que impactam diretamente o orçamento das viagens corporativas. O custo médio por colaborador em viagem é um deles, pois permite entender o impacto financeiro por funcionário deslocado. Outro ponto importante é a taxa de não conformidade com a política de viagens, que revela o percentual de gastos realizados fora das diretrizes estabelecidas. O tempo médio de reembolso também merece atenção, já que influencia diretamente na satisfação do colaborador e na previsibilidade financeira da empresa.
Além disso, a economia gerada por negociações com fornecedores pode ser um diferencial na redução de despesas, assim como a análise detalhada das despesas por categoria, que permite enxergar com mais clareza onde os recursos estão sendo consumidos. Até mesmo os meios de pagamento mais utilizados podem revelar oportunidades de controle e otimização de custos. A falta de acompanhamento desses indicadores compromete o planejamento financeiro e reduz a capacidade da empresa de tomar decisões estratégicas baseadas em dados concretos.
A tendência para os próximos anos é que a tecnologia desempenhe um papel cada vez mais central na análise de despesas com viagens. Soluções baseadas em inteligência artificial e análise preditiva já estão sendo utilizadas para prever gastos, identificar anomalias e automatizar a validação de despesas. Empresas que adotam dashboards interativos e sistemas de aprovação automatizados ganham agilidade e controle sobre suas políticas. Além disso, a integração entre plataformas permite que todas as informações estejam disponíveis em tempo real, facilitando auditorias e ajustes nas estratégias de contenção de custos.
Mais do que uma operação administrativa, a gestão de viagens deve ser vista como um pilar estratégico. Empresas que estruturam seus dados de forma eficiente não apenas economizam, mas também garantem maior previsibilidade orçamentária, controle sobre gastos e uma experiência mais equilibrada para seus colaboradores".