Solução de gestão de despesas possibilita também estratégia

A SAP está realizando a 24ª edição do SAP Now (ex-SAP Forum) em São Paulo. Com início ontem, o grande evento termina hoje e trouxe inúmeros debates e sessões sobre tecnologia e tudo que a envolve. Um dos painéis abordou como é a perspectiva de cliente da própria SAP utilizando a ferramenta SAP Concur. O resultado? Uma redução de 8% nos gastos com viagens corporativas.

“Antes utilizávamos a nossa própria ferramenta. A implementação foi rápida, levou quase dois meses. Debatemos algumas questões sobre a política de viagens e tivemos a oportunidade de fazer uma adequação global. Fizemos alguns testes e a solução, desde então, vem funcionando muito bem”, conta o diretor financeiro da SAP Brasil, Maurício Dutra.

Com um período de implementação que varia de 40 dias úteis até sete meses, tudo vai depender de quanto uma companhia precisará reformular ou mexer em suas políticas internas e processos de aprovação. Esse período também vai de acordo com a quantidade de sites que a empresa tem, os tipos de viagens que faz, para quais cargos etc.

E os benefícios são visíveis. Além de uma redução nas despesas oriundas de deslocamentos, a facilidade, praticidade e usabilidade que uma ferramenta do tipo traz para o usuário reflete em uma viagem com menos estresse e, principalmente, em um pós-viagem mais tranquilo e simplificado. As vantagens vão além da economia de gastos: com ela vem junto uma possibilidade de estratégia.

“Só é possível controlar o que se vê e esse é o diferencial de uma solução do tipo. Você começa a ter visibilidade. Não só de gastos, mas por cada viagem, por perfil de colaborador, por projeto. Com isso começa-se a entender melhor se faz sentido deixar um viajante mais perto do hotel ou do escritório que ele trabalhará, por exemplo, mesmo que se gaste mais com táxi. Quanto mais autonomia ele tiver, mas tendo segurança e estando dentro das regras, mais feliz ele fica e maior a chance de a organização ter um custo controlado”, explica a diretora geral da SAP Concur, Valéria Soska.

Com essa visão, é possível identificar os principais provedores, como hotéis e companhias aéreas mais utilizados, e chamá-los para fazer um acordo diferenciado. Isso traz uma forma mais inteligente de se economizar, olhando não só para o que foi gasto no passado, mas para o que é possível ter de saving também no futuro.