Confira 5 dicas para planejar eventos corporativos em 2022
Estudo da Cvent explora todas as opções para produzir eventos de sucesso no pós-pandemia
Estudo da Cvent explora todas as opções para produzir eventos de sucesso no pós-pandemia
Após a pandemia, as organizações continuam a criar estratégias e reconstruir seus programas de eventos para serem mais dinâmicos do que nunca. Como se ser um gestor de eventos não fosse difícil o suficiente, o cenário atual trouxe à tona novas considerações de eventos que, coletivamente, tornaram necessário explorar todas as opções para produzir encontros de sucesso. É isso que a Cvent se propõe a fazer no novo estudo "Planner Sourcing Report 2022".
"Com sinais de recuperação ao nosso redor – de empresas retornando ao escritório a funcionários viajando para viagens corporativas – as organizações agora estão prontas e dispostas a trazer de volta seus programas de eventos presenciais. De simples reuniões a grandes feiras, a maioria opta por se encontrar pessoalmente quando faz sentido. Os planejadores de eventos têm a tarefa monumental de decidir qual formato de evento eles devem escolher para satisfazer seus objetivos de evento únicos, e estamos vendo cada vez mais optar por um formato presencial", afirma a Cvent na introdução do estudo.
Confira abaixo as principais descobertas da Cvent após entrevistar mais de 800 meeting planners.
Encontros presenciais devem retornar rapidamente
70% dos planejadores pesquisados esperam retornar a um nível e cadência consistentes de reuniões presenciais em 2022, com 31% retornando ao mesmo nível de frequência presencial de 2019. Quase 30% previam entre mil e cinco mil participantes em seus programas de eventos presenciais, que variam em tamanho. Isso está de acordo com a pesquisa PULSE da Northstar/Cvent de março, onde 70% de todos os entrevistados disseram que organizariam um evento presencial nos próximos quatro meses.
Principal desafio será negociar
No geral, os planejadores estão satisfeitos com seu processo atual de fornecimento de locais, mas enfrentam alguns desafios. Dos dois terços dos entrevistados que relataram alguma dificuldade com o fornecimento de locais, a negociação com os hotéis foi a mais problemática. Quase 30% dos entrevistados listam entender como o espaço do evento atende às suas necessidades como um dos principais desafios. A contratação também está entre os principais obstáculos para cerca de um quarto dos entrevistados.
Orçamento de eventos aumentará
A maioria dos entrevistados espera pagar mais por reuniões do mesmo tamanho e complexidade em 2022 em comparação com 2019. Como resultado, mais entrevistados antecipam que os orçamentos aumentarão em vez de permanecer os mesmos ou diminuir nos próximos doze meses, e orçamentos para os tipos de eventos aumentarão em taxas diferentes.
O orçamento é uma grande influência no processo de fornecimento de locais de um planejador. Na fase de submissão de RFP, mais da metade dos entrevistados listam as tarifas dos quartos dos hóspedes do hotel como o principal elemento de influência. Quando os planejadores estão prontos para reservar, datas, taxas e custos são classificados como as maiores influências em sua decisão final.
Eventos simples requisitam processo de encontrar local mais simples
Como muitas organizações estão optando por trazer de volta reuniões simples antes de eventos presenciais maiores e mais complexos, perguntamos como os planejadores estão procurando por elas. No entanto, a Cvent defende que o envio de RFPs longos para vários locais deve ser reservado para seus eventos complicados, porque é difícil ter tempo para ir e vir quando se trata de eventos que deveriam levar menos tempo.
"Reuniões simples geralmente são eventos de alta frequência e baixo custo que infelizmente ocupam muito do seu tempo. Compreender todas as reuniões simples que acontecem em uma organização é difícil quando a pessoa responsável por fornecer o local nem sempre é um planejador profissional ou tem um papel mais administrativo. De acordo com a pesquisa, mais da metade dos planejadores usa um processo diferente para encontrar locais para reuniões simples", diz a pesquisa.
Planejadores de eventos precisam encontrar novos fornecedores de serviços
Para planejar eventos de 2022, os entrevistados utilizarão provedores de serviços adicionais. 85% dos entrevistados dizem que às vezes, frequentemente ou sempre trabalham com empresas de audiovisual. 68% planejam usar os Convention and Visitors Bureaus (CVBs) às vezes, frequentemente ou sempre como uma prática recomendada. Enquanto isso, 61% usam planejadores terceirizados e empresas de conteúdo e design às vezes, frequentemente ou sempre.
As empresas audiovisuais estão crescendo em importância à medida que os planejadores de eventos incorporam componentes digitais em seus programas de eventos presenciais e transmitem uma experiência de evento para um público virtual por meio de um formato híbrido. Os fornecedores que oferecem médicos no local ou verificações de saúde e segurança para eventos também estão crescendo em popularidade à medida que os planejadores navegam por maneiras de mitigar os riscos no local.
