IBTM: custos maiores e orçamentos menores desafiam organizadores de eventos
Veja mais insights e novas tendências que irão moldar a organização de eventos em 2025
BARCELONA - A PANROTAS participa da IBTM 2024, que acontece até esta quinta-feira (21) em Barcelona. A feira é considerada um dos mais importantes eventos globais da indústria MICE (Encontros, Incentivo, Congressos e Feiras) e reúne o mundo inteiro, incluindo o Brasil através da Embratur.
Nesta quarta-feira (20), a IBTM foi palco de um painel sobre insights para ajudar a melhorar a experiência de um evento desde o momento que você começa a planejá-lo. Neste caso, o painel foi formado por Nicola Allen, da Cvent, José Ruiz, da Reed & Mackay, e Tarannum Baratwalla, da HelmsBriscoe.
Orçamentos e custos maiores para 2025
- De 600 entrevistados, 61% dos planejadores de eventos acreditam que seus orçamentos vão aumentar nos próximos anos para a realização de eventos, porcentagem menor do que a registrada no ano passado, quando a mesma pergunta foi feita (85% em 2023);
- Outros 67% acreditam que os custos para realizar eventos serão maiores já em 2025
- Além disso, 78% dos entrevistados esperam realizar 10 ou mais eventos em 2025, mais do que o dobro do registrado no ano passado, na mesma pesquisa (34% em 2023)
- A conclusão do estudo revela que o aumento esperado de custos é maior do que a própria expectativa de aumento de orçamento. Cria-se, portanto, um desafio para os organizadores de eventos em lidar melhor com esse novo budget, mesmo com a expectativa de realizar mais eventos.
Propostas mais rápidas e customizadas saem na frente
- Os planejadores de eventos querem propostas minuciosas e customizadas com cada vez mais agilidade: 1/3 dos entrevistados esperam respostas em até 4 dias ou menos (para eventos de mais de 50 pessoas) e em até dois dias para eventos de menos de 50 pessoas.
- Neste caso, a conclusão que os especialistas chegaram é que organizadores de eventos estão cada vez mais buscando lugares alternativos para fazer os seus eventos, que proporcionem uma melhor experiência ao convidado, diferente de locais tradicionais engessados e muito disputados. E neste caso, a agilidade na resposta se torna essencial. Então, além de terem a resposta primeiro, ainda conseguem realizar eventos em locais "alternativos". No entanto, é bom se apressar porque todos já estão de olho nestes locais que até pouco tempo não eram tão requisitados para a realização de eventos corporativos.
- Neste sentido, há uma corrida entre os fornecedores de espaços de eventos e os organizadores em busca de tecnologias para agilizar processos de busca por espaços e cotação para a realização de eventos.
- 30% dos planejadores de eventos estão gastando mais tempo mesmo utilizando tecnologia, enquanto 42% estão buscando tecnologias para facilitar fases do processo de organização no evento. No geral, eles procuram novas tecnologias para tentar economizar tempo, dinheiro e agilidade no processo.
Principais preocupações de 2025
O estudo revelou ainda quais são as principais preocupações para os organizadores de eventos para 2025:
- 36% esperam ficar dentro do orçamento previsto
- 31% se preocupam com o gerenciamento do tempo
- 29% dos entrevistados estão preocupados com os custos dos eventos
- 25% estão precoupados com a disponibilidade de locais para realizar eventos
- E outros 22% se preocupam com a limitação de recursos dos organizadores de eventos
Quais espaços estão sendo mais procurados para eventos?
- 45% estão em busca de espaços especiais e exclusivos para eventos
- 36% buscam resorts
- 39% buscam hotéis luxuosos
- 54% buscam hotéis tradicionais para realização de eventos