Feiras de Turismo: agentes dão 9 dicas para a melhor produtividade

Quase dois anos depois da decretação de pandemia e das muitas mudanças de vida vindas desse contexto, o calendário antecipa: os eventos presenciais voltaram. E, no Turismo, não é diferente. A agenda para 2022 já está recheada, com encontros já tradicionais para o setor e uma outra novidade.

Já projetando como serão os encontros e ponderando o que será importante para quem está enferrujado de eventos do tipo, a Revista PANROTAS falou com três agentes de viagens que são presença frequente nas feiras. Confirmadas na WTM Latin America, elas para elencaram nove dicas pensando em aproveitar essas oportunidades ao máximo.

Karla Tanaka, da Giro Pelo Mundo e Integração Trade; Livia Sá, da Go Viagens e Go Agentes; e Inês Melo, da Stanfer Turismo e Unav, elencaram nove dicas que podem fazer a diferença na volta da agenda brasileira de feiras e convenções. Vale a pena conferir.

1. PERSONALIZE A SUA PROGRAMAÇÃO
Confira detalhadamente a lista de expositores confirmados. Vá à feira sabendo com quem você vai se encontrar, os hotéis, destinos e produtos que possam render prospecções a seus clientes. A WTM possui o modelo de reuniões pré-agendadas, mas ainda assim é possível agendar reuniões paralelamente a essa sessão. Os fornecedores também vão ao evento com programação bem cheia e marcar alguns minutos com eles de maneira antecipada ajuda a garantir o encontro.

“Quando vamos para esses eventos, temos de estar focados em negócios. Fazer uma agenda, saber com quem quer conversar, se encontrar, entrar em contato, marcar horário, pois muitos fornecedores não têm tempo de sobra”, sugere Karla Tanaka, que vê sua participação em feiras como um investimento, e investimentos não podem ser desperdiçados. “A sorte ajuda quem trabalha. Nós agentes de viagens somos empresários, temos de ter esse olhar empreendedor. Não podemos ir para fazer figuração, sem nos preparar- mos. Faça uma lista e contato prévio com os parceiros com quem quer fa- lar. O dia da feira é para colocar a cereja no bolo.”

Como exemplo, Karla menciona que antes de ir ao Fórum PANROTAS, na ocasião como Integração Trade, já sabia exatamente com quem conversar. De lá, saiu uma reunião com a Disney Destinations, e a parceria foi posta em prática neste mês. O grupo de agentes de viagens independentes anunciou uma capacitação oficial e ampla sobre os produtos da empresa norte-americana.

2. DEIXE A TIMIDEZ DE LADO E FAÇA NETWORKING
Ainda que com uma agenda pré-estabelecida, os encontros presenciais dão inúmeras possibilidades de conhecer o novo. Não é possível ir aos pavilhões sabendo exatamente quem cruzará seu caminho. Portanto, estar aberto a opções inéditas é fundamental.

“O presencial possibilita o networking, que é tão essencial no Turismo, mas in- felizmente perdemos na pandemia e está fazendo muita falta. O contato um a um, o conhecimento de outras empresas, o comportamento dos executivos, para saber o grau de confiança que podemos depositar neles”, afirma Lívia Sá, da Go Viagens. “Feiras não são um lugar para ‘ficar no seu cantinho e ir embora’. Conhecer fornecedores e até sentir a temperatura de outras agências é muito importante”. Lembrando, o Turismo é um setor no qual sem networking não se consegue ter boa assertividade. O networking feito hoje pode ser a resolução do seu problema amanhã. O agente de viagens não é obrigado a saber ele próprio como resolver algum imbróglio para seu passageiro, mas conhecer quem saiba é crucial.

3. O MERCADO NÃO É GUERRA, RESPEITE O CONCORRENTE
Agências de viagens são concorrentes, sim, mas tudo tem limite, e as possibilidades de relações ganha-ganha são sempre existentes. Elas cruzarão os corredores com você, e por que não tirar proveito disso?

“Não teve nenhum evento ao qual fui e não abri novos caminhos. Todas as feiras têm possibilidade de fazer parcerias, inclusive com outras agências”, relata Lívia Sá. “Tenho uma agência parceira da Go Viagens a quem envio toda minha emissão de aéreo, por exemplo. É bom para os dois lados”.

Sobretudo em um momento como esse vivido pelo setor, olhar outras agências com empatia é mais do que um ato ético, é um ato de sabedoria. “São profissionais como nós, mas um dia ou em algumas ocasiões, podem ser nossos parceiros. Estamos sempre nos mesmos eventos, nas mesmas capacitações. Por que não olhar para o concorrente e falar ‘já te conheço, sei da sua lisura, você pode me ajudar?'”, questiona Karla Tanaka. “O importante, no fim das contas, é seu passageiro não ficar na mão. Geralmente temos estruturas enxutas, e solicitar ou oferecer ajuda pode ser importante para seus negócios. Por que não trabalhar junto?”, completa a profissional.

Inês Melo e a sua Unav é um exemplo claro disso. “Em nossa união, a abordagem é de empatia e é inestimável o ganho que todos obtivemos a partir da troca de ideias, de negócios e conceitos”, afirma. “Eu tenho minhas sócias na Stanfer, mas outras agências também já me ajudaram quando precisei em momentos de agenda ocupada, quando não podia atender a solicitação de um cliente”.

4. ORIENTE SEU CLIENTE SOBRE A PARTICIPAÇÃO NA FEIRA
Seu passageiro prestes a embarcar ou aquele cliente que já está em um destino e precisa de suporte não é obrigado a saber que você está participando de um evento. Para poder explorar intensamente as feiras e os encontros presenciais, orientações sobre as datas em que não poderá atendê-lo integralmente e deixe seus parceiros, sejam sócios ou, como mencionado acima, outras agências, sobre como agir em caso de urgência. Mensagens automáticas no WhatsApp e e-mail são ferramentas que auxiliam nestes casos, mas é possível fazer mais, deixando o terreno pronto para situações como essas.

“Achar que vai conseguir trabalhar durante uma feira é ilusão. Nesses casos, você não vai conseguir aproveitar suas reuniões da melhor maneira e tampouco atender o cliente como ele merece. Deixe todas as partes cientes do que está acontecendo”, sugere Lívia Sá.

Para Karla Tanaka, esse é um dos maiores desafios dos agentes de viagens durante a participação em uma feira. “Não adianta ir à feira e não desapegar dos negócios. Aqui tem de prevalecer o bom senso, saber conversar com o cliente e tentar abordá-lo corretamente ao dizer ‘calma, você já vai ser atendido, logo pegarei seu caso’. Porém, se for uma urgência extrema, não tem jeito, vai ser preciso parar e resolver, afinal o cliente é prioridade. É estressante, mas o celular precisa estar na mão o tempo todo”.

Ademais, capacitação é vista como algo positivo pelos clientes. Saber que seu consultor está procurando novas ideias, produtos e roteiros é sempre reconfortante.

5. LEVE SEU CLIENTE ÀS FEIRAS, MAS SE MANTENHA ABERTO
Não no sentido de levar presencial- mente, claro, afinal estamos falando de eventos B2B, mas é importante levar suas personas aos eventos.

“Sei quem são e do que gostam meus passageiros mais frequentes. Tenho- os em mente para despertar em mim que novidades podem ser oferecidas”, afirma Karla Tanaka. “No entanto, ainda que saiba das suas personas, não fique restrito apenas a elas, senão vai acabar restringido seu leque de novos negócios, e as feiras são justamente para conhecer o diferente”.

Inês Melo relata que sempre foi especialista em viagens de grupo, um mo- delo que continua enfraquecido desde o início da pandemia. A partir de agora, ela vai mais aberta a novas propostas, pois ainda não há previsão de quando os grupos grandes voltarão a buscá-la para fechar negócios.

“Antigamente eu ia às feiras focada nos destinos aos quais meus grupos tinham interesse. Desde o início da pandemia, as viagens que tenho vendido são individuais, então meu comportamento nas feiras presenciais mudou”, afirma a agente.

6. ABRA SEU INSTAGRAM
Poste fotos e vídeos no seu Instagram e/ou na conta da sua agência sobre as novidades que estão acontecendo na feira. Essa é uma grande possibilidade de despertar o desejo em seus clientes.

“Já consegui muitas vendas mostrando as feiras nas minhas redes sociais”, conta Lívia Sá. “Faço fotos e vídeos dos estandes, pequenas entrevistas com executivos de hotéis. Receber mensagens imediatas de clientes interessados é bem comum. O mundo dos estandes é comum para nós, mas diferente para os clientes”, completa.

7. ANOTE O QUE É MAIS IMPORTANTE
Nunca se esqueça de levar um caderno, um bloco ou um dispositivo móvel para anotar o que de mais importante se en- contra durante um evento. Os asteriscos ajudam a organizar a mente e mantê-la ativa sobre as principais possibilidades de negócio. Novidades, nomes, telefones, e-mails, ideias... deixe registrado o que é mais importante.

8. O PÓS-FEIRA É VITAL
Tão importante quanto estar na feira é o follow-up no momento certo. A partir de suas anotações, entre em contato rapidamente com os profissionais envolvidos.

“As semanas pós-feira são fundamentais para concretizar os negócios. Não adianta se preparar antes, conversar durante e perder o contato depois. É como a relação com o cliente: se você demora muito para mandar as informações e o orçamento, ele acaba desistindo e fechando por outras maneiras. Faça valer o tempo investido mandando e-mail, mensagens e telefonemas. Faça as pessoas se lembrarem de você enquanto a relação é recente”, indica Karla Tanaka.

Lívia Sá concorda. “É muito comum ver agentes voltarem animados dos eventos, mas colocar tudo em um canto e voltar para a vida real. Os contatos mais frutíferos durante a feira têm de ser feitos rapidamente.”

9. SEGURANÇA NUNCA É DEMAIS
Estamos mais confiantes em viajar e nos encontrar, mas a pandemia ainda não acabou. Vista sua máscara, mantenha o distanciamento físico sempre que possível e lave suas mãos. Além disso, todos os eventos sérios do Turismo exigirão comprovante de vacinação completa antes da entrada. Esteja com sua carteirinha em mãos, atualizada, se possível com as doses de reforço.

Confira a íntegra da Revista PANROTAS a seguir: