Como aliar tecnologia e criatividade humana na gestão de eventos

O uso da tecnologia na gestão de eventos ainda é visto com maus olhos por alguns players do segmento. Um dos principais receios, segundo o analista de Vendas da Pege Mais, Thiago de Santos - a empresa é a revendedora oficial da empresa de tecnologia para eventos Cvent - é que o avanço da automação de serviços "tome" o emprego dos profissionais do segmento.

A perspectiva, porém, deveria ser o contrário: a tecnologia deve no futuro se responsabilizar por todos os processos manuais, enquanto para o profissional sobraria tempo para usar a criatividade e investir no atendimento personalizado aos clientes.

"Falta uma mudança no mindset dos gerenciadores de evento, que vem acontecendo, mas ainda em ritmo lento. Todo o lado operacional pode ser automatizado com plataformas que já estão no mercado, tarefas como credenciamento, programação, feedbacks dos participantes dos eventos, tudo isso pode ser unificado em um aplicativo", explicou Santos em evento hoje para gestores em São Paulo.

O argumento do executivo é simples: o que faz a experiência do evento ser boa não é a tecnologia aplicada, mas o contato com o lado humano do gestor, que deve entender as necessidades do cliente e utilizar a tecnologia exatamente para atender essas demandas - daí o "novo" papel do profissional, que não seria excluído do mercado de trabalho como alguns temem.

Gigantes tecnológicas de fora do mercado Mice foram trazidas como forma de exemplo por Santos, entre elas Airbnb e Uber, ambas plataformas e apps que, embora façam a conexão entre o usuário e o provedor do serviço, deixam para o ser humano criar uma boa a experiência para o cliente. No caso do Airbnb, deixando a casa limpa e bem arrumada para trazer conforto, e no Uber oferecendo um bom atendimento.

"A tecnologia por si só não é o disruptor, mas sim o ser humano, que deve entender o que o cliente quer e utiliza a tecnologia para resolver tal necessidade", justifica Thiago de Santos.

TECNOLOGIA PARA EVENTOS
Santos elencou algumas das facilidades que a tecnologia em aplicativos e plataformas pode oferecer ao setor de eventos, começando pelo próprio conteúdo: é difícil absorver 100% do que é passado em uma palestra, por exemplo, e oferecer um fácil acesso ao que foi apresentado em um aplicativo é um dos meios de criar uma fidelidade com o participante do evento.

"Hoje as pessoas desbloqueiam, por dia, 220 vezes o celular, e ficam em média três horas interagindo nele. É essencial atuar no ramo mobile, é onde as pessoas estão, mesmo durante o evento", conta ele.


Através do próprio smartphone o vendedor da Cvent no Brasil identificou uma segunda utilidade: criar maior interatividade e engajamento com os presentes. Enquetes, possibilidade de mandar perguntas anônimas aos palestrantes, permitir uma interação contínua posterior ao evento... E até facilitar o networking, a terceira funcionalidade lembrada por Santos.

Quando se cadastram no aplicativo da Cvent, utilizado como exemplo, o cliente disponibiliza sua empresa e seu contato de e-mail ou perfil do Linkedin. "Não dá pra falar com todo mundo em um evento. Então você entra, dá uma olhada em quem estava lá, empresas de interesse para você e consegue um contato direto com ele", explicou Thiago de Santos.

CUSTOS?
Questionado por gestores o quanto isso demandaria do orçamento, Santos até deu uma resposta: R$ 5 mil para um aplicativo, com todas as funções citadas inclusas para um evento pequeno, em torno de 50 pessoas. Deixou claro, porém, que não pode ter esse preço como base. Número de pessoas, tipos de convidado, serviços e funcionalidades demandadas, todos estes fatores influenciam no valor.

"E aí entra novamente a necessidade de uma mudança de mindset dos gestores: muitos empresas gastam mais de R$ 100 mil, R$ 150 mil em um jantar de gala para 100 pessoas, um preço que poderia ser bem menor e dar uma experiência igualmente boa, mas ainda se negam a gastar R$ 5 mil em um aplicativo que pode tornar o evento muito mais efetivo. A prioridade dos gastos em eventos precisa mudar para acompanhar o movimento das pessoas, de estarem o tempo todo ligados no celular", finalizou o executivo da Pege Mais.