Dicas para tornar o viajante em um bom gestor de sua própria viagem

Pequenas e médias empresas muitas vezes não possuem uma área específica para o setor de viagens. Em casos desse tipo, cabe ao funcionário organizar seu próprio deslocamento. Além de tomar um tempo de suas responsabilidades profissionais diárias, um controle efetivo dos gastos é impossibilitado.

“Sei que nem sempre é assim, mas o ideal seria que todas as companhias tivessem um gestor para cuidar de tudo. A consequência de não se ter uma gestão é que podem haver gastos desnecessários ou elevados”, explica a gestora de Viagens da Sodexo e membro do Comitê de Gestores de Viagens do Rio Grande do Sul, Tanise Coelho.

Para que o funcionário dessas empresas seja um bom gestor de sua própria viagem, é fundamental que ele conheça bem a política de viagens da corporação. Ela deve ser bem clara para guiar os colaboradores, contendo as regras e comportamentos que devem ser seguidos durante os deslocamentos.
Outro fator importante é que ele programe com a maior antecedência possível, assim, encontrará uma quantidade maior de opções e preços menores. “Se o viajante conhece o budget de sua área e está a par da política de viagens, pode fazer a gestão de suas reservas sem impactar nos gastos da empresa”, afirma Tanise.

Nas empresas onde o gerenciamento é feito por um travel manager ou TMC, o uso de ferramentas de self booking é interessante. Com elas, o funcionário pode acessar o sistema e fazer suas solicitações e reservas. “A requisição é direcionada para o gestor dentro de custo escolhido, que, após aprovação, segue para emissão da agência. “

Hoje em dia existe uma grande quantidade de aplicativos para gerenciar viagens, como o Argo Mobile, para aéreo e hospedagem e para quem precisa seguir políticas específicas e controlar gastos, além dos de mobilidade, como Uber e 99. O Tripcase também é uma boa opção, pois nele é possível ver detalhes atualizados das reservas de hotéis, itinerário e aluguel de veículos.

“É importante que o funcionário tenha uma certa quantidade de liberdade para cuidar da gestão, pois, assim, ele consegue programar e planejar sua viagem corporativa de forma que não afete seus compromissos pessoas. Ele poderá até aproveitar para visitar e conhecer novos lugares, praticando o bleisure”, finaliza a gestora da Sodexo.