5 questões que empresas devem responder antes de escolher uma TMC

O mercado de viagens corporativas tem girado cada vez mais dinheiro nos últimos anos. Só em 2016 foram investidos cerca de US$ 1,3 trilhão no segmento, segundo a Global Business Travel Association (GBTA).No entanto, à medida em que as empresas apostam cada vez mais em viagens de negócios, cresce a importância de se investir igualmente em programas de gerenciamento dessas viagens, equilibrando as necessidades dos funcionários com objetivos corporativos. Desvendar as complexidades nessa gestão, porém, pode ser assustador sem ter o auxílio de uma empresa especializada, no caso, as Travel Management Companies, amplamente conhecidas como TMCs.A questão, logo, gira em como escolher a TMC ideal para seu planejamento de viagem. Com o objetivo de auxiliar as empresas nesta escolha, a Fundação GBTA respondeu, em parceria com o US Bank, cinco perguntas que devem ser feitas na hora de decidir uma agência de gestão de viagens corporativas para manejar seu programa; veja abaixo:1. Preciso de uma TMC?
Em geral, seria muito difícil gerenciar um programa de viagem sem fazer parceria com uma TMC. Se sua empresa investe mais de US$ 250 mil por ano nisso, ou ao menos uma quantia grande o suficiente que permita negociar valores com aéreas e hotéis, seu programa provavelmente se beneficiará ao manter os serviços de uma TMC.

2. Qual a importância de uma TMC em meu programa de viagem?
Para a GBTA, são variadas as maneiras que uma TMC agrega valor ao seu programa de viagens. Uma delas é o rastreamento de dados e o relatório de gastos gerenciados pela empresa contratada, o que pode fornecer uma melhor compreensão do volume de negócios realizado com cada fornecedor e, assim, dar maior conhecimento e propriedade do assunto na hora danegociação.

Outro ponto destacado é que, quando são as TMCs que gerenciam os canais de reservas para a viagem, seus agentes sabem exatamente quais bilhetes e quartos de hotéis são fechados, seus horários, e o preço disso. Isso permite que o valor das passagens e reservas não utilizados, por qualquer problema que aconteça, sejam reembolsados para a empresa; além disso, permite que os viajantes corporativos tenham contato direto com a assistência da TMC, que pode manejar a viagem e trocar as reservas caso algum problema seja enfrentado.Por fim, a entidade ressalta dois pontos finais: a importância da TMC em manter as empresas informadas sobre novas tendências da indústria de viagens corporativas; e a garantia de que as políticas de viagem da empresa atendam plenamente às necessidades de seus viajantes.3. Quanto posso economizar ao contratar os serviços de uma TMC?
É primordial, por fim, comunicar claramente a lógica de novas práticas para seus viajantes, após a entrada de uma TMC. Em comparação com os programas de viagens simples, sem o auxílio das agências especializadas, programas que seguem uma política de viagens mais bem estabelecidas relatam maior redução de gastos e sucesso em seus negócios, explica a GBTA.

4. Quanto custa manter os serviços de uma TMC?

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Embora algumas empresas paguem às TMCs uma taxa de gerenciamento mensal fixa, o modo de pagamento mais comum é o feito por cada reserva realizada. Essas taxas por transação, porém, variam muito; podem ir de, por exemplo, US$ 5 para reservas de hotéis e automóveis, feitas rapidamente online, para US$ 35 na reserva de um voo internacional mais específico, feito através de um agente da empresa.

Os gerentes de viagens devem comunicar claramente essas diferenças aos viajantes, a fim de minimizar despesas desnecessárias, como chamar um agente da TMC para fazer uma reserva simples quando uma consulta online seria suficiente.

Por fim, embora pareça prejudicial pagar uma taxa para cada reserva realizada, a GBTA lembra que esta cobrança abrange todos os serviços prestados pela TMC, não apenas cada transação única; ou seja, não são necessários mais gastos para contar com todo o serviço da agência especializada.

5. Há muitas TMCs; como escolher a melhor para o meu programa?
O primeiro passo na escolha de um TMC é determinar internamente os cinco ou dez principais objetivos para o seu programa de viagem, como aumentar o rastreamento e a segurança dos viajantes, melhor a captura de dados dos gastos ou garantir taxas melhor negociadas com os fornecedores. Uma vez queesses objetivos estejam definidos, comece a conversar com TMCs, explique-os essas necessidades, e ouça seus planos e especialidades que possam ajudá-lo.

Certifique-se de incluir TMCs de diferentes focos e tamanhos nessas discussões iniciais. Por exemplo, se sua organização faz muitas viagens internacionais, você pode querer procurar uma TMC global, ou que tenha muitos parceiros internacionais, permitindo negociações para menores taxas. Enquanto um TMC grande pode ter muitos parceiros, porém, uma menor pode ser mais ágil para acomodar suas necessidades e objetivos específicos, inclusive com atendimento mais personalizado.

Com base nas informações recolhidas, reduza o campo até cinco candidatos ou menos, e continue com discussões mais detalhadas. Um relacionamento com uma TMC deve basear-se na transparência: ela deve ser capaz de explicar claramente como gerenciaria seu programa personalizado, inclusive explicando a lógica utilizada por trás de suas recomendações, e o quanto se pode ganhar de economia com ela. "Cada lado deve ser honesto e realista com o outro sobre seus objetivos e habilidades, a fim de promover uma parceria bem-sucedida e mutuamente benéfica", finaliza a GBTA.