Erros a serem evitados ao criar uma política de viagem para sua empresa
As viagens corporativas implicam uma série de riscos e, para que eles sejam controlados, as empresas devem criar políticas. Veja dicas da Copastur para evitar esses erros
Muitos fatores devem ser levados em conta quando o assunto é preparação para viagens corporativas. Ter uma boa política para empresas pode ajudar a evitar uma série de adversidades, como perder compromissos, gastar demais para resolver imprevistos, extrapolar o limite orçamentário e estressar-se com companhias aéreas.
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Para saber como solucionar problemas nesses casos, é importante entender quais erros estão sendo cometidos. Confira abaixo uma lista, levantada pelo site da Copastur, de seis deles que podem ocorrer no momento em que as políticas de viagem para as empresas estão sendo definidas.
1. DIRETRIZES POUCO CLARAS Construir uma política de viagens corporativas exige precaução na criação de regras, pois é preciso determinar o que é responsabilidade da empresa e o que é do viajante. São muitos detalhes, que podem parecer pequenos, mas que precisam ser muito bem discutidos.
Cada questão deve ser definida com a máxima clareza possível para que o momento de cobrar responsabilidades e avaliar o desempenho da política construída seja facilitado. Este cuidado também evita viagens desnecessárias, protegendo, assim, a saúde do fluxo de caixa.
2. MUITOS NÍVEIS DE APROVAÇÃO Empresas hierarquizadas tendem a ter vários níveis de aprovação para viabilizar uma viagem corporativa. O gestor aprova a saída do funcionário, o setor financeiro autoriza a liberação de verba, a área de compras libera as passagens e assim por diante.
Esse trâmite demorado pode atrapalhar a eficiência da política da empresa e a dica é evitar a burocracia interna. Quanto menos pessoas estiverem envolvidas no processo de decisão, mais ágil será o planejamento, assim como a concretização das viagens.
3. ORÇAMENTO FLEXÍVEL DEMAIS Ao elaborar a política, é interessante listar os destinos mais visitados, fazer uma pesquisa de passagens aéreas, de acomodações, alimentação e transportes e determinar um teto para o orçamento das viagens.
Caso o limite seja atingido antes do previsto, é necessário rever as diretrizes, estabelecer novas metas ou buscar mais eficiência na seleção de fornecedores. Um orçamento muito flexível também prejudica o controle de fluxo do caixa, já que fica sujeito aos altos e baixos das temporadas.
4. CONFUSÃO DE PROCESSOS Para que a visualização dos passos a serem dados seja mais fácil de compreender, faça um mapeamento dos processos. Assim, as possibilidades de otimização no andamento das atividades podem ser identificadas.
O procedimento poderá funcionar perfeitamente caso haja confiança em todos os envolvidos e uma ferramenta que permita auditar essas escolhas a qualquer momento.
5. INDEFINIÇÃO DE INDICADORES Com mecanismos que permitam acompanhar a aplicação da política de deslocamentos da empresa, a eficiência da companhia na gestão de viagens pode ser observada. Usar indicadores que mostrem de forma precisa se os recursos empregados estão ou não sendo usados corretamente é muito importante.
Assim, é possível determinar a lucratividade, a rentabilidade, custo médio por cliente, tíquete médio e outros indicativos. Eles ajudam na manutenção da política de viagens e na gestão financeira da empresa.
6. DESCONSIDERAÇÃO DOS RISCOS Toda viagem, por mais rápida ou simples que seja, implica riscos. Uma boa política de viagens para empresas deve sempre considerar os perigos inerentes ao deslocamento dos funcionários. Caso ocorram, um plano de resposta e ações voltadas à prevenção podem ser determinados.
A empresa precisa escolher um porta-voz, um responsável pela gestão de situações inusitadas e sempre recorrer ao plano de gerenciamento de crises quando houver necessidade. Também é importante criar estratégias de comunicação com a imprensa, coordenação de conflitos e negociação.
