Veja erros a serem evitados e as tendências das viagens corporativas para 2025
Empresas que estiverem à frente em adaptações terão uma vantagem competitiva no mercado.
Quais são as tendências que moldarão as viagens de negócios em 2025? Entre inovações em personalização, sustentabilidade, automação e segurança, as empresas que buscam otimizar custos e oferecer mais conforto e segurança aos colaboradores já podem se preparar para as mudanças.
De acordo com a R3 Viagens, essas empresas podem contar com a ajuda de ferramentas avançadas de Business Intelligence, inteligência artificial e novas práticas de ESG. Segundo Wilson Silva, Chief Marketing & Technology Officer da R3, empresas que estiverem à frente nessas adaptações terão uma vantagem competitiva no mercado.
“As viagens corporativas estão evoluindo rapidamente para se tornarem mais estratégicas, seguras e sustentáveis. Na R3 Viagens, estamos comprometidos em ajudar nossos clientes a abraçarem essa transformação, aproveitando o poder da IA, da automação e da personalização para oferecer uma experiência de viagem mais completa e eficiente"
Wilson Silva, CMTO da R3 Viagens
As Principais Tendências em Viagens Corporativas para 2025
- Personalização e Inteligência Artificial: Plataformas de gestão de viagens estão cada vez mais capazes de analisar dados e preferências dos colaboradores para criar experiências sob medida. Isso inclui sugestões de voos, hospedagem e transporte personalizados, além de antecipação de necessidades específicas.
- Sustentabilidade e ESG: A responsabilidade ambiental será prioridade para muitas empresas, que buscarão reduzir a pegada de carbono das viagens corporativas. Adoção de meios de transporte mais ecológicos, como trens e ônibus elétricos, e a compensação de emissões de carbono por meio de créditos e projetos ambientais são exemplos de práticas emergentes.
- Automação e Processos Digitais: Automação já transformou processos de check-in em hotéis e aeroportos, e em 2025 espera-se que esse processo esteja ainda mais integrado e digitalizado, reduzindo filas e o tempo gasto em trâmites burocráticos. Cartões de embarque e chaves de quarto digitais, bem como alertas automatizados, serão comuns.
- Segurança Ampliada com IA: Ferramentas de IA também serão fundamentais para monitorar riscos em tempo real, enviando alertas automáticos para colaboradores e gestores sobre condições de segurança nos destinos, como riscos políticos e sanitários.
- BI e Análise de Dados para Tomada de Decisões: O Business Intelligence auxiliará gestores de viagens a tomar decisões com base em dados, analisando custos, ROI das viagens e identificando oportunidades para otimizar recursos. Essa tendência permitirá que as empresas adaptem políticas de viagem e justifiquem orçamentos com base em análises sólidas.
- Flexibilidade e Modelos Híbridos: Com o aumento do trabalho híbrido, os colaboradores poderão combinar viagens de negócios com lazer, em uma prática conhecida como "bleisure". Além disso, o trabalho remoto permitirá que viagens mais longas sejam uma alternativa viável para empresas, equilibrando produtividade com bem-estar dos colaboradores.
Erros a serem evitados em viagens corporativas
A R3 Viagens também apresentou práticas recomendadas para evitar contratempos e garantir uma gestão eficiente, econômica e segura para os colaboradores em deslocamento. Entre os erros mais comuns, estão a falta de uma política de viagem clara, o planejamento de última hora e a falta de controle sobre despesas.
Cada um deles, segundo a empresa, gera impactos tanto no orçamento da empresa quanto no bem-estar e produtividade dos colaboradores, criando dificuldades que poderiam ser evitadas com algumas práticas simples e o suporte de uma gestão especializada.
Principais erros no planejamento de viagens corporativas e como evitá-los
- Falta de uma Política de Viagem Estruturada: Sem uma política de viagem clara, é difícil estabelecer quais despesas são permitidas, como passagens, hospedagem e refeições. Isso leva a incertezas entre os colaboradores e a gastos desnecessários. A recomendação é desenvolver uma política completa que aborde todos os pontos essenciais e compartilhe-a com todos os colaboradores.
- Planejamento de Última Hora: Reservar passagens e acomodações no último minuto geralmente resulta em tarifas mais altas e menos opções, prejudicando o orçamento e o conforto dos viajantes. A R3 Viagens recomenda definir processos e prazos para solicitações de viagem, permitindo que a equipe escolha opções mais econômicas e confortáveis com antecedência.
- Escolha de Acomodações Sem Considerar a Localização: Optar por hotéis distantes do local de trabalho do colaborador para reduzir custos pode aumentar o tempo de deslocamento e diminuir a produtividade. O ideal é escolher hospedagens próximas ou com fácil acesso ao local de trabalho, assegurando que o colaborador aproveite melhor o tempo e tenha uma estadia confortável.
- Falta de Controle sobre Despesas: Sem um sistema eficiente para monitorar e controlar os gastos, a empresa corre o risco de perder o controle sobre o orçamento de viagens. A R3 Viagens sugere a implementação de uma plataforma de gestão de despesas, que permita o monitoramento em tempo real e facilite o envio de comprovantes digitais. Isso ajuda a reduzir excessos e a simplificar os processos de reembolso.
- Ignorar a Saúde e o Bem-Estar dos Colaboradores: Viagens corporativas sem descanso adequado e sem opções de lazer podem comprometer a saúde mental e o rendimento do colaborador. Oferecer condições confortáveis, voos diretos e acomodações de qualidade faz diferença na experiência de viagem e melhora a produtividade.
- Não Considerar Parcerias com Agências Especializadas: Organizar viagens internamente pode gerar sobrecarga e falta de expertise em negociações. Uma agência especializada em viagens corporativas, como a R3 Viagens, facilita a gestão de todo o processo com o suporte de uma equipe experiente, além de proporcionar melhores tarifas e atendimento em tempo real para imprevistos.