O que muda nas políticas de viagens com a covid-19?

Com a pandemia do novo coronavírus, gestores de viagens e empresas ficaram sem saber quais ações tomar em relação aos colaboradores em viagem. A ausência de procedimentos claros relacionadas a imprevistos ou doenças, como as infectocontagiosas, forçaram as companhias a criarem estratégias de última hora para lidar com a situação.

“É indispensável instruir o viajante a como proceder em casos de acidentes, catástrofes, epidemias, doenças, perda de documentos ou cancelamentos e alterações de voos. E o duty of care se relaciona justamente à obrigação legal de cuidar de uma pessoa durante a execução de um ato ou trabalho”, explica a executiva de Contas Corporativas da TripService, Beatriz Gorisch.

Neste sentido, o que é necessário considerar na gestão de viagens a fim de proteger os colaboradores e a empresa nestas ocasiões de risco? A TripService criou um guia com sete passos para orientar as companhias na gestão e no processo de implementação ou ajustes da política de viagens sob a ótica do duty of care. Confira a seguir.

1) Entender o perfil de viagens e viajantes da empresa
É preciso conversar com os colaboradores para ter uma compreensão profunda de como são normalmente as rotinas de viagem da empresa. Essas conversas ajudam a construir uma cultura de transparência e permitem descobrir quaisquer perigos ocultos.

2) Definir critérios mínimos de segurança para viagens
Nas políticas de viagens é comum encontrar definições quanto à antecedência para compra de passagens, valores limites para hospedagens, itens reembolsáveis, entre outros. É fundamental também incluir orientações que garantam a segurança deste colaborador durante sua viagem.

É importante considerar incluir itens como:

• Obrigatoriedade de contratação de seguro viagem
• Requisitos mínimos para hospedagem, como:
  • Localização segura
  • Wi-fi
  • Apenas estabelecimentos do tipo hotéis
  • Obrigatoriedade de contratação de seguro em locações de carro
  • Centralização de reservas com parceiros homologados

3) Centralizar as informações
Muitas empresas simplificam o processo de viagens aos viajantes permitindo que eles se autogerenciem, fazendo reservas em canais e locais que lhes convêm. Se por um lado isto facilita a operação das viagens, por outro expõe a empresa e o colaborador a diversos riscos.

Já imaginou um gestor de viagens passar novamente por uma situação como a do coronavírus ou como a ocorrida em 11 de setembro? Como fará para localizar os colaboradores que compraram por sua conta e risco suas próprias viagens? Como saberá em detalhes os itinerários de voo, hospedagens e respectivos status?

A tecnologia está aí para descentralizar o processo de viagens sem que as empresas percam controle e informações. Apostar em tecnologias que seja possível aliar economia, facilidade, gestão e segurança à empresa e ao colaborador é um dos caminhos.

4) Investir em tecnologia
No processo de definição de sistemas de gestão de viagens ou agências parcerias, a dica é optar por aqueles que oferecem recurso simplificado de localização e tracking de passageiros.

Ter um mapa onde, com poucos cliques, seja possível localizar todas as reservas e programações de viagem da empresa é fundamental. Com apoio da tecnologia, o gestor economiza tempo, simplifica as comunicações e concentra recursos nas tarefas mais críticas durante uma emergência.

5) Manter as informações dos colaboradores atualizadas
Como parte da gestão de viagens, é fundamental delinear um processo para manter as informações dos funcionários em todas as plataformas. É bom garantir que as informações de contato dos funcionários e dos viajantes estejam atualizadas e sincronizadas no ERP e no sistema de gestão de viagens, incluindo contato de emergência.

6) Definir planos de ação
Para se preparar para todas as possíveis situações de crises, é importante ter planos de ação bem definidos para cada tipo de eventualidade. Fazer um feedback após cada viagem é importante para se preparar melhor e responder a grande variedade de situações que os funcionários podem enfrentar, antecipando problemas futuros e, assim, evitando contratempos e despesas desnecessárias.

7) Comunicar o plano
Uma boa política de cuidados começa e termina com os funcionários. Certificar-se de que eles sabem que a empresa está comprometida com o bem-estar deles e que eles são informados das medidas que a companhia tomou para protegê-los no caso de algo dar errado.

Ao compartilhar o dever de política de cuidados e planos de contingência com os funcionários, é possível melhorar a preparação de emergência de toda a organização e garantir que todos saibam exatamente o que podem esperar da empresa em casos emergenciais.

Com um dever abrangente de estratégia de cuidados que se baseia no envolvimento dos funcionários, dados precisos e o uso de tecnologia, a organização irá além do simples compliance, protegendo os colaboradores e os negócios quando mais importa.