Veja 5 dicas de ouro para os gestores de viagens em 2019
As sugestões são dadas pela gestora de viagens da Cvent, Olivia Nguyen
Confira a seguir quais são eles, sugeridos pela gestora de viagens da Cvent, Olivia Nguyen.
1 - Certifique-se de que você é realista em relação ao seu programa de viagens
Não importa o quão zeloso você seja para negociar e garantir o melhor preço para o seu programa, conseguir boas taxas em um hotel cinco estrelas na alta temporada pode ser uma tarefa impossível. Além disso, adotar uma linha dura com preços irrealistas pode funcionar contra você, ao tentar estabelecer relacionamentos de longo prazo com as propriedades.
Claro que há algumas exceções - por exemplo, se você está reservando durante a baixa temporada, concordando em reservar com um ou dois anos de antecedência ou para vários eventos, ou se a propriedade estiver em reforma. No entanto, certifique-se de que essas exceções não afetarão a experiência do viajante.
2 - Seja claro sobre seus objetivos
Pode parecer óbvio, mas às vezes na pressa de ter que fazer uma reserva, os objetivos do programa central podem ser negligenciados.
Concentre-se no que você deseja alcançar e quais são os fatores não-negociáveis para o seu programa de viagens. Por exemplo, embora o wi-fi seja fator básico na maioria dos hotéis hoje em dia, mesmo em áreas montanhosas remotas, o wi-fi complementar nem sempre faz parte do pacote - e a velocidade da conexão também não deve ser negligenciada. Se alimentos e bebidas no local são uma prioridade, certifique-se de que os fatores de preço no café da manhã ou outras refeições antes de assinar na linha pontilhada.
Ao negociar e compilar esses objetivos, também é importante ter em mente o que os viajantes e participantes de eventos mais desejam e entender quais ofertas de programas foram utilizadas pelos participantes nos anos anteriores. Por exemplo, um café da manhã completo incluído pode não ser uma prioridade - e talvez um crédito diário monetário para cada quarto faria mais sentido. Os participantes podem usar esse crédito da maneira que melhor lhes convier em suas agendas.
3 - Cuidado com os extras escondidos
Os hotéis certamente não estão isentos da obrigação de pagar impostos sobre a propriedade, o que pode ter um impacto enorme na lucratividade, no valor patrimonial e na capacidade de manter e atualizar os empreendimentos. Como resultado, alguns hotéis cobrarão taxas de propriedade e serviços aos hóspedes, além de impostos de gratuidade e taxas de resort, que nem sempre são destacadas no início do processo de RFP.
A maioria dos hotéis cobra agora uma taxa adicional obrigatória, muitas vezes rotulada como uma taxa de resort. Essas taxas podem incluir uma ampla gama de itens e benefícios - acesso à Internet, itens do minibar, estacionamento, toalhas grátis, serviço de transporte para o aeroporto etc. Os serviços e comodidades incluídos nessas taxas podem variar drasticamente de propriedade para propriedade e é por isso que é tão importante ter total transparência e comunicação clara sobre quaisquer possíveis cobranças ocultas ao negociar sua reserva.
4 - Saiba prevenir riscos
Certifique-se de saber se o hotel tem um plano de operações de emergência para os seus hóspedes para garantir que, caso ocorra de um desastre, eles serão protegidos e ressarcidos. Você também pode querer avaliar outros recursos de segurança do hotel, como se os elevadores só podem ser operados por pessoas com chaves de acesso, que tipo de treinamento de segurança os funcionários do hotel têm (como primeiros-socorros), se os seguranças trabalham 24 horas e se o hotel tem geradores de reserva.
5 - Cancelamentos podem ser caros
Haverá circunstâncias excepcionais e certamente situações além do controle de um gestor de viagens quando uma reserva tiver que ser cancelada. Dependendo do hotel, as políticas de cancelamento podem estipular que todas as taxas, ou boa parte delas, sejam pagas caso os cancelamentos ocorram dentro de 72 ou 48 horas antes da chegada dos hóspedes.
É compreensível que os hotéis desejem cobrir seus custos, especialmente na baixa temporada, quando um quarto pode ser mais difícil de ser ocupado. Um bom relacionamento com o hotel pode ajudar muito a garantir que você não perca dinheiro, ou que possa entrar em acordo para transferir a reserva para outra data.
Como sempre, trata-se de gerenciar as expectativas para que os viajantes entendam as penalidades financeiras de uma mudança de última hora.
*Fonte: Buying Business Travel