Cinco dicas para evitar prejuízos em viagens corporativas

A gestão de viagens corporativas se torna mais complexa a cada dia. Além do surgimento de novas ferramentas, os gestores precisam minimizar custos, respeitar compliances e garantir a segurança e uma boa experiência para o viajante.

Em um mercado dinâmico, empresas precisam repensar frequentemente as suas estratégias para viagens a negócios. A Kellogg Company, por exemplo, implementou uma série de mudanças, que resultaram em uma economia de US$ 40 milhões para a empresa. É, sim, possível evitar gastos desnecessários, como ficou claro no último vídeo da série Connect Stories, projeto da Delta, Gol e Air France-KLM, em parceria com a PANROTAS.

Pensando nisso, pedimos para a diretora da Academia de Viagens Corporativas, Patrícia Thomas, listar cinco dicas básicas para os gestores de viagens. Confira:

1. Entender o perfil do viajante e ter políticas diferentes para cada perfil
Comprar sempre a opção mais barata pode não ser a melhor opção. Dependendo do tipo de negócio ou função, alterações no voo, por exemplo, são mais frequentes, e a empresa acaba precisando gastar mais com multa e taxas. Nesse contexto, a melhor prática é já comprar uma tarifa flexível para este perfil de viajante.

2. Permitir que o próprio viajante use uma ferramenta de compra de passagem para consulta, reserva e compra, sem necessidade de aprovação
Cada vez mais, os viajantes têm participado mais das decisões relacionadas às suas viagens. E isso pode ser ótimo. O estudo Finding the right balance, da Associação de Executivos de Viagens Corporativas (ACTE) revela que, ansiosos para integrar sua vida profissional e pessoal, viajantes desejam mais flexibilidade para construir sua própria experiência.

Para as empresas, isso também traz vantagens já que o fluxo de aprovação demanda mais tempo e as chances de se usar tarifas de oportunidade são desperdiçadas. Para Patrícia, o ideal é que somente as exceções demandem aprovação dos gestores de viagens.

3. Trabalhar com indicadores de performance (KPIs)
KPI é a sigla em inglês para Key Performance Indicator. Esses indicadores são essenciais para os gestores avaliarem os resultados das operações. “É muito importante monitorar se os KPIs estão de acordo com o esperado, e se não estiverem, poder reagir em tempo”, defende Patrícia.

4. Ter uma política de viagens mais flexível
Mais uma vez, flexibilidade é palavra-chave. De acordo com a pesquisa Meet the modern business traveller, da Associação dos Executivos de Viagens Corporativas (ACTE), o viajante de negócios moderno busca a capacidade de moldar sua própria vida profissional.

Para os gestores, os tradicionais modelos de controle não são viáveis em um mundo on-line, em que viajantes podem ser atraídos por alternativas de viagens mais atraentes. Ainda de acordo com a entidade, pesquisas de engajamento têm trazido mais economia do que políticas rígidas e mandatórias.

5. Focar na experiência do viajante
Experiência do viajante é fundamental e isso não significa gastar mais. Patrícia aponta que muitas coisas podem ser feitas nesse sentido, como negociações com companhias aéreas, por exemplo. “Os próprios acordos com as companhias podem focar em mais serviços e não só em preço”, diz.

Além disso, as viagens corporativas podem ter um impacto enorme na satisfação do profissional com o trabalho. No estudo Criando uma experiência de viagens sem tropeços, da Associação Global de Viagens de Negócios (GBTA), 71% dos participantes da América Latina indicaram que suas experiências em viagens a negócios afetam em grande medida a satisfação com o emprego; resultado muito acima ao verificado na América do Norte (32%) e na Europa (34%).