Confira seis dicas para iniciar uma carreira de travel manager

Iniciar uma nova carreira, em qualquer área que seja, sempre carrega seus desafios específicos. Algumas podem remeter a experiências pessoais que facilitem a imersão no novo meio de trabalho, como, no caso, os gestores de viagens - quem nunca planejou uma viagem própria, pesquisou passagens aéreas ou reservou um hotel?

Por outro lado, ser um travel manager, principalmente por se tratar de viajantes corporativos, envolve uma série de requisitos, práticas e políticas que você não precisaria utilizar ao planejar sua viagem particular. Além disso, você não reserva viagens para uma única pessoa, mas sim para diferentes perfis de viajantes, homens e mulheres, com preferências e necessidades únicas e diversas que devem ser atendidas.

Para ajudar os gestores de primeira viagem que buscam se adaptar à indústria corporativa, o gerente de Desenvolvimento de Negócios da Good Travel Management, James Plumb, listou seis dicas e recomendações, que devem facilitar o processo. Veja abaixo:

1. Ser extremamente organizado
A recomendação pode aparentar ser um pouco óbvia, mas ser organizado, para Plumb, é a regra número um para qualquer novo travel manager. No caso de você ser contratado especificamente para gerir as viagens dos funcionários da empresa, é provável que haja inúmeros viajantes fazendo solicitações de reservas, todo dia e a qualquer momento, e você deve estar preparado para não se perder nos pedidos.

Reservar uma série de passagens e hotéis pode se tornar um tanto frenético dependendo da demanda, principalmente se muitas alterações são feitas em datas e horários. A dica do executivo é criar uma pasta no seu e-mail para cada viajante sob seus cuidados; desta forma, você pode sempre encontrar facilmente o último e-mail relacionado ao viajante, checar seu itinerário e detalhes de reservas e evitar se perder em meio a tantas viagens. Manter dados como a data de nascimento, os detalhes do passaporte e as preferências em geral do passageiro também são recomendações úteis para agilizar o planejamento da viagem.

2. Ter (e seguir) uma política de viagens
Embora seja a base das viagens corporativas, não é jogo fácil encarar pela primeira vez uma política abrangente e complexa de viagens de negócios. Mais que isso, por vezes você terá a missão dealterá-la, e até criar a própria política de viagens para sua empresa, algo que demanda um conhecimento profundo tanto do cliente quanto do mercado de viagens em geral.

A essência de se contar com uma política de viagens consiste em todos os envolvidos estarem "na mesma página" de entendimento, seja viajante, empresa ou gestor de viagens - algo necessário para jamais perder o controle sobre elas. Trata-se de um ponto de referência, e viajantes devem sempre estar conscientes do que podem e não podem reservar.

3. Ser proativo e reduzir custos
Supervisionar os planos de viagem de todos dentro de uma empresa pode ser uma tarefa assustadora. Você pode ter pessoas de diferentes tipos de perfis pedindo que você faça reservas e, embora seja seu papel ajudá-los, também é sua função assegurar o bom funcionamento do programa de viagens, garantindo que os custos delas sejam minimizados.

Se um dos viajantes, por exemplo, sempre altera suas reservas, peça para ele vir até você só quando tiver uma ideia concreta do que quer. Por outro lado, se você já tem conhecimento de uma viagem e o funcionário em questão ainda não fez a reserva, "proativamente pergunte-lhe os detalhes para que você possa trabalhar nela antes que os preços aumentem demais", explicou Plumb. A regra geral é que quanto mais cedo que você reserva voos e hotéis, menores preços você vai encontrar - estar adiantado é a chave para reduzir custos. Se certificar de que checou todos os fornecedores também é essencial para encontrar o melhor preço.

4. Esteja ciente das políticas das passagens aéreas
Esta pode ser uma das maiores diferenças ao passar das reservas de suas próprias férias para reservar viagens corporativas: cada bilhete de voo vem com seu próprio conjunto de regras e flexibilidades e você deve estar totalmente consciente de quais são elas antes de fazer a compra - políticas de cancelamento ou multas por alteração de horário do voo, por exemplo. Viajantes sempre podem fazer pedidos do tipo, e saber os custos e as possibilidades disso está entre as funções de um traval manager, lembrando que a dica vale da mesma maneira no caso de hospedagem.


5. Esteja preparado para imprevistos
Muitos gestores de viagens tendem a esquecer um dos aspectos mais importantes de gerir clientes em países estrangeiros. É um dever do profissional - tanto moralmente quanto legalmente - garantir que os viajantes estejam seguros durante suas viagens. Problemas podem acontecer, desde leves contratempos como perda de voos ou passaportes, ou até algo maior, como terrorismo ou desastres naturais. Gestores devem implementar procedimentos em caso de emergência e regras de gerenciamento de crise, mantendo sempre o controle da situação.

6. Considere contratar uma TMC
Gerenciar um programa de viagens de negócios grandes por si só, na maioria das vezes, não é o melhor caminho a seguir - você descobrirá que é demanda demais para uma única pessoa. Nesses casos, você pode considerar o quanto uma agência de gestão de viagens (TMC) terceirizadapode ajudar, tanto economicamente quanto logisticamente.

Segundo James Plumb, a maior preocupação de um gestor de viagens quando pensa em contratar uma TMC é a preocupação de seu papel tornar-se "redundante" dentro da empresa - algo que para ele não irá acontecer.

"A empresa ainda exigirá que você coordene as viagens dentro de casa, mas, ao trabalhar com uma empresa de gerenciamento de viagens, você pode agregar valor às suas reservas, além de eliminar o tempo que você gasta procurando viagens", finalizou o especialista.

*Fonte: Good Travel Management

conteúdo original: http://bit.ly/2AqUykr