Como lidar com o processo de concorrência e RFP em eventos

Durante o evento da Alagev e MPI, realizado nesta quinta-feira (25), uma pesquisa feita pelas entidades com os participantes do encontro revelou os hábitos dos organizadores no que diz respeito à concorrência e RFP de eventos.

“Este tema vem sendo questionado há algum tempo. É bom discutir o assunto para que os gestores saibam quais são as boas práticas como compradores de eventos, principalmente se forem referências assinadas por duas associações isentas, como a MPI e a Alagev”, comenta a presidente da MPI Brasil, Roberta Nonis.

Quando perguntados se suas empresas fazem o processo de concorrência, 100% dos participantes responderam que sim. E quanto ao número de agências convidadas a participarem, 47% disseram chamar até três, 33% quatro, 7% cinco e um número expressivo de 13% convoca seis ou mais.

“Na Roche fazíamos antigamente com quatro, cinco ou mais. Hoje, fazemos com três e só participa de BID e RFP quem realmente é elegível e pode ser o vencedor. Há uma responsabilidade enquanto profissionais de definir tecnicamente quem tem de estar no processo de concorrência”, conta o presidente da Alagev e também gerente de Eventos e Viagens na Roche, Rodrigo Cezar.

Para não haver um desgaste por parte dos meeting planners, ao fazer RFP e BID, sejam eles bianuais ou a cada três anos, por exemplo, a dica é abrir somente para as empresas elegíveis, que já são parceiras. Assim, o resultado sai como o esperado e o trabalho é feito a partir de conexões.