Reuniões e eventos: desafio é reduzir gastos com comidas e bebidas

A crescente força da indústria de viagens e eventos corporativos como meio de incrementar negócios tem ficado cada vez mais notável nos últimos anos. Apenas em 2016, nos Estados Unidos, cerca de US$ 845 bilhões foram gerados em novos negócios durante alguma viagem, segundo a Oxford Economics.

Apesar da alta, os gastos destinados ao segmento também estão subindo drasticamente. Os custos passaram de US$ 263 bilhões, em 2009, para US$ 325 bilhões em 2016, alta de 23,4% ou mais de US$ 60 bilhões de aumento nos gastos. O crescimento é maior até do que o número de participantes, que passou de 204 milhões para 251 milhões na mesma comparação, alta de 22,7%.

Como modo de identificar para onde vai tanto dinheiro, a própria Oxford Economics realizou uma pesquisa com nove mil viajantes corporativos norte-americanos em 2016, com resultados divulgados apenas neste mês.

GASTOS POR SETOR
De acordo com o relatório, nomeado Economic Significance of Meetings to the US Economy, o maior gasto é destinado à produção e ao planejamento dos eventos (51%, US$ 204 milhões), ficando acima dos custos das viagens em si (37%, US$ 120 milhões). Outras despesas, como com expositores, ocupam os demais 12%.

Dentro dos 51% da produção surgem as comidas e bebidas como os maiores custos para os gerenciadores de eventos. Elas representam nada menos que 29% do dinheiro investido nos encontros, algo que, considerando os valores identificados em 2016, passa dos US$ 48 bilhões. Trata-se de um dos maiores desafios para reduzir gastos nos eventos, embora os custos deles sigam aumentando no ano a ano.

Em segundo lugar, com menos da metade do investimento visto na alimentação, aparece a produção do espaço (14%), como palcos, mesas, instalações audiovisuais, etc. A locação do espaço é o terceiro maior casto (10%). Outros destaque são transportes (7%), serviços de produção (6%) e administração do evento (5%).

REUNIÕES CORPORATIVAS X FEIRAS E CONVENÇÕES
As reuniões corporativas e empresariais, ao menos no ano de 2016, representaram mais da metade das despesas totais de reuniões (55%), muito acima das feiras e convenções (18%), que ocuparam o segundo lugar.

Em número de participantes, as porcentagens são quase as mesmas, com 53,4% (US$ 134,1 milhões) dos viajantes participando de alguma reunião corporativa, contra 17,8% (US$ 44,7 milhões) dos que vão a ferias e convenções. O total de participantes de reuniões nos EUA em 2016 ficou em 251,2 milhões, com 1,8 milhões de eventos realizados no país.

INFLUÊNCIA NA HOTELARIA
Os encontros empresariais dominaram também as noites do quarto de hotel, com 44% dos 300 milhões de quartos reservados para eventos no ano; as feiras comerciais representaram 23% e as convenções 20%.

Vale o destaque do segmento de eventos para o setor hoteleiro: as diárias reservadas em conjunto com alguma reunião representaram 25% do total vendido nos EUA em 2016.

VIAJANTES INTERNACIONAIS GASTAM O DOBRO
Por fim, o relatório da Oxford Economics revelou que, em números gerais, as viagens domésticas de ao menos uma noite são as que correspondem a maior quantia de gastos em reuniões e eventos (69%), seguidos de viagens que não passam de um dia (16%), internacionais (12%) e eventos locais (4%).

Por outro lado, a média de gastos em viagens para o Exterior ficou em US$ 6,2 mil em 2016, mais que o dobro dos custos de viagens em terras nacionais, que ficaram nos US$ 2,5 mil por viagem.