12 dicas para uma organização de eventos impecável
O planejamento de um evento é o principal fator para que ele seja bem-sucedido. Questões como seleção do local e locação de equipamentos devem ser levadas em conta.
Para um evento corporativo ser bem-sucedido, é essencial que haja um planejamento bem feito. É neste momento que toda a estrutura para a realização é preparada. Também é essencial focar na logística, que passa pela idealização do projeto, execução e finalização.
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A organização começa no exato momento em que o primeiro contato com algum fornecedor é feito e termina com a finalização do último pagamento pelos serviços prestados e produtos adquiridos. Acerte na logística de eventos com as 12 dicas abaixo, levantadas pela Copastur.
1. SELEÇÃO DO LOCAL Assim que o objetivo do evento, número de participantes e formato forem definidos, é necessário pesquisar os locais em que ele pode ser realizado. Os responsáveis precisam conhecer o espaço com antecedência para saberem como será a montagem no dia do acontecimento.
Nessa etapa, a dica é escolher um local de fácil acesso para todos os presentes, com estacionamento próprio ou nas proximidades. Não se esqueça do espaço de circulação do próprio evento: onde será servido o coffee break e se haverá uma área privada para a equipe coordenar, por exemplo.
2. ESCOLHA DOS FORNECEDORES
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Eles possuem papel determinante na logística, pois precisam garantir produtos e serviços de qualidade, além de entregas dentro do prazo estabelecido. Para poder contar com fornecedores de confiança, é necessário fazer uma análise de mercado.
Solicite aos possíveis provedores o formulário que mostra suas principais características, potencialidades e deficiências. Assim, o processo seletivo será mais rigoroso e a chance de encontrar um ótimo parceiro é maior.
3. LOCAÇÃO DE EQUIPAMENTOS Normalmente, são necessários equipamentos de tecnologia, como telão, computadores e data show. Portanto, é imprescindível testá-los antes do dia do evento. Outra dica é levar os operadores para reconhecerem os recursos e aprenderem a utilizá-los com antecedência.
Com todos preparados para executar as funções, é importante que estejam também capazes de resolver problemas e imprevistos durante o evento.
4. TRANSPORTE DOS CONVIDADOS
Emerson Souza
Em congressos, feiras e convenções realizados em locais mais afastados, não se esqueça do transporte dos convidados. Faça contato com empresas que alugam vans, verifique as condições do fornecimento do serviço e crie cronogramas e rotas para facilitar a operação.
5. IMPRESSÃO DE MATERIAIS Para divulgar o evento, materiais impressos, como folders, flyers e banners, são ótimas opções. A seleção de fornecedores desse serviço também é responsabilidade da equipe de logística. É interessante combinar com a agência que está desenvolvendo que os arquivos sejam entregues já prontos para a produção.
Revise todos os materiais e aprove-os para que não haja surpresas de última hora, como erros ortográficos ou imagens de baixa qualidade.
6. CONDIÇÕES DO TEMPO
Reprodução Agência Brasil
Se o evento será ao ar livre, é preciso estar preparado para transferir toda a produção para um local fechado caso chova. Apesar de ser um pouco complicado, oferecer uma infraestrutura mínima aos participantes é muito recomendável. Tenha, então, capas de chuva e guarda-chuvas à disposição e prepare abrigos estruturados em caso de tempestades.
O oposto também precisa ser considerado. Um local sem sombra, em um sol de 35 graus, seria muito desagradável. Por isso, assegure-se que tenham pontos cobertos, sejam com guarda-sóis, e ofereça chapéus e bonés.
7. FLUXO DE PESSOAS Acesso fácil aos presentes é uma questão importante. Uma única porta de entrada para um evento de 500 pessoas, por exemplo, é algo impraticável – as filas seriam intermináveis, principalmente se for necessário fazer credenciamento.
O fluxo deve ser livre e permitir idas e vindas sem grandes problemas. Se a espera for necessária, coloque mesas e cadeiras para as pessoas aguardarem sentadas.
8. SERVIÇO DE APOIO
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Acontecimentos de grande porte devem ter um apoio médico disponível caso haja alguma emergência. É um serviço fácil de contratar e, geralmente, inclui uma ambulância e profissionais qualificados.
9. CONTRATAÇÃO DE SEGURANÇA Ter uma equipe de segurança, independentemente do tamanho do evento, é completamente necessário. A contratação de uma empresa terceirizada, orientação em relação à política de entrada de participantes e como intervir em certas situações são de responsabilidade da empresa organizadora.
10. PROCESSO DE MONTAGEM Esta é a etapa mais importante da logística, pois tudo deve estar pronto antes de qualquer pessoa chegar. Como muitos eventos demandam dias de produção e desmontagem, um alto número de pessoas é mobilizado.
A equipe pode dedicar-se somente a isso ou uma empresa especializada pode ser contratada. Mas o que importa é que tudo saia como planejado.
11. DESMONTAGEM Ao final do evento, toda a estrutura precisará ser desmontada, os equipamentos devolvidos e o local conferido. Faça uma verificação final para saber se tudo estipulado em contrato foi seguido. Marque uma data para a desmontagem, escolha o número de pessoas para fazê-la e contate fornecedores.
12. INTEGRAÇÃO DA EQUIPE
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Uma equipe engajada e alinhada em relação aos objetivos gerais do evento é muito importante para o sucesso do mesmo. Estimule a cooperação, faça reuniões diárias e promova um ambiente de integração e troca.
No dia do acontecimento, tenha toda a equipe conectada por meio de rádios ou smartphones para que haja sempre comunicação.
