SAP Concur Fusion traz 10 lições para viagens corporativas

As tecnologias têm facilitado bastante a gestão de viagens corporativas, porém os desafios de gestores, TMCs e viajantes ainda são muitos diante de taxas regulatórias, questões de segurança, gerenciamento de riscos e outras questões que estão em alta no momento. Confira a seguir dez insights e tendências para o segmento de viagens corporativas trazidas pelo evento SAP Concur Fusion, realizado em San Diego de 11 a 14 de março deste ano.

1 - Simplificação é a palavra da vez

O grande desafio dos gestores de viagens e TMCs é adotar cada vez mais tecnologias ao mesmo tempo em que simplificam os processos. Inovações como Inteligência Artificial, blockchain, machine learning, chatbots e pagamentos via mobile chegam com força total para promover essa simplificação, deixando tempo para que a gestão de viagens se torne mais estratégica.

Já há ferramentas que tornam os processos mais simples, como é o caso da SAP Concur Expense, que permite o preenchimento automático das declarações de despesas usando recibos eletrônicos de companhias aéreas, hotéis, restaurantes e serviços de transporte terrestre, oferecendo solicitações de reembolso automatizadas e possibilitando que os funcionários tirem fotos de recibos e envim despesas de forma rápida a seus gestores.

2 - Mudança de mindset e evolução andam juntas
As novas tecnologias estão aí para nos fazer questionar as normas. E os gestores, TMCS e empresas que evitarem esse questionamento, alegando que "na minha empresa é assim que sempre foi feito e não vai mudar", restringirão o sucesso e retorno do investimento de seus programas de viagens corporativas.

Os processos existentes em suas corporações estão tão enraizados que é necessária uma mudança significativa de mentalidade. Acolher a inovação oferece a oportunidade de dar uma nova olhada no processo como um todo e os projetos de automação de despesas mais bem-sucedidos ocorrem com empresas que entram com a mente aberta e a disposição de aceitar que seu modo histórico de fazer as coisas não é necessariamente o melhor caminho.

3- Atenção redobrada às taxas de fronteiras
Este ano há um foco crescente nos viajantes corporativos como fonte de receita tributária. Localidades dos Estados Unidos como Nova York e Califórnia, por exemplo, estão realizando cada vez mais auditorias para identificar viajantes de negócios que cruzaram limites que os tornam responsáveis por impostos de renda.

As novas tecnologias têm levado esse cenário em consideração e a SAP Concur, juntamente com a empresa EY, desenvolveu um sistema que ajuda viajantes corporativos a gerenciarem riscos tributários e de imigração por meio do SAP Concur App Center. Utilizando a tecnologia EY de impostos e imigração, a integração analisa os dados para avaliar em tempo real as obrigações fiscais e de imigração de um viajante corporativo antes mesmo que sua jornada comece.

4 - NDC é a bola da vez
O NDC é um sistema estruturado para que as companhias aéreas carreguem suas tarifas, incluindo opções auxiliares e branded fares. Somente no ano passado as aéreas venderam mais de US$ 100 milhões em produtos auxiliares e, com uma capacidade de distribuição mais ampla para esse conteúdo, o potencial de receita se torna ainda mais atraente. É claro que gestores de viagens e TMCs se veem diante do desafio de modernizarem seus programas de viagens e ferramentas, para que possam oferecer melhores ofertas de serviço ao viajante corporativo.

5 - Gastos invisíveis pedem a atenção dos gestores
Um relatório da Phocuswright mostra que 40% a 50% das viagens dos funcionários são reservadas fora dos sistemas estipulados pelos gestores. Sendo assim, eles precisam arrumar meios de capturar fontes de dados externas e incorporá-las ao seu programa de viagens. O SAP Concur Trip Link captura dados de voos, hotéis e transporte terrestre - não importa onde a viagem seja reservada. Quando os dados estiverem no SAP Concur, eles poderão ser auditados e reconciliados com a política de viagens e despesas da empresa.

6 - Travel managers mais proativos e menos reativos
A prevenção de riscos é a melhor forma de evitar gastos adicionais. Para isso, é preciso que os gestores tenham à mão um bom plano, que deve ter como base o uso de dados confiáveis sobre possíveis situações de risco e como reagir a elas de forma adequada em caso de urgência. Detectar a não conformidade com a política de viagens antes mesmo que ela ocorra e educar os viajantes para que cumpram diretrizes de segurança e compliance são algumas formas de prevenir riscos.

7 - Todas as atenções voltadas ao duty of care
As prioridades das políticas de viagens hoje vão muito além dos custos e o duty of care se torna cada vez mais o foco de TMCs e gestores de viagens. Ambos precisam fazer com que o viajante se sinta seguro em sua jornada e para isso devem contar com tecnologias de rastreamento e comunicação em tempo real. Ferramentas como a SAP Concur Locate permitem mapear locais de risco, saber onde seus funcionários estão em tempo real e enviar mensagens em tempo real, seja por voz, e-mail, SMS ou pelo aplicativo móvel SAP Concur, com confirmação que as mensagens foram recebidas e lidas. O viajante pode solicitar ajuda e receber assistência local por meio da empresa parceira HX Global.

8 - O gestor deve ter boa relação com outras áreas de sua empresa
Para que uma política de viagens seja bem-sucedida, o gestor deve enxergá-la como parte de um todo, ou seja, compartilhá-la com outros departamentos da empresa, como o financeiro e o RH, por exemplo.
Afinal, a adoção de novas tecnologias impactará no dia a dia de toda a corporação e não apenas do viajante. A boa comunicação deve ser exercida e, ao adotarem novas tecnologias, os gestores devem utilizá-las para gerarem e compilarem dados e resultados que possam ser mostrados aos C-Levels, comprovando o quanto os gastos com viagens são essenciais e quais melhorias são necessárias.

9- A conformidade com a política deve ser estimulada
Seguir as diretrizes estipuladas pelas políticas de viagens resulta não apenas na redução de gastos das empresas como também na segurança do viajante. Afinal, o gestor de viagens e a TMC não conseguirão localizar ou oferecer suporte aos viajantes quando eles optarem por fazer reservas fora dos canais aprovados.

Para auxiliar neste processo, há ferramentas parceiras da SAP Concur, como o VATBox, que combinada com as Soluções de Gerenciamento de Viagem e Despesas da SAP Concur, garante a visibilidade de gastos fora da política e a conformidade da mesma, por meio da recuperação do imposto sobre o valor acrescentado (IVA) estrangeiro.

10 - Economias compartilhadas devem ser olhadas com carinho (e atenção)
As economias compartilhadas, sejam elas na hospedagem ou no transporte, hoje dão às empresas, aos gestores de viagens,TMCs e viajantes mais opções de reservas. Mas é preciso saber se esse tipo de serviço se adequa à sua política de viagens e se os viajantes se sentirão seguros com eles. Ao mesmo tempo, as economias compartilhadas podem ser uma alternativa para a redução de custos e a flexibilização do programa de viagens.

O Portal PANROTAS viajou a convite da Academia de Viagens, com proteção GTA.