Cinco alternativas para fortalecer as políticas de viagens

Viagens corporativas chegam a contar como o terceiro maior gasto de uma empresa. Dentre os tantos desafios de se traçar uma estratégia de menor gasto possível dentro do maior conforto disponível, assegurar as políticas de viagem na prática, quando a locomotiva já está funcionando, é um dos pontos mais conflitantes no trabalho do gestor.


Em um recente estudo, a HRS e a GBTA cruzaram dados de pesquisas com viajantes e travel managers para evidenciar as ocasiões nas quais a política de viagens da empresa são descumpridas e porquê. Além de identificar as amenidades e serviços negociados por gestores que acabam caindo em desuso - ou sendo usados em excesso - , o material também sugere boas práticas e recomendações para maior efetividade das políticas de viagens.

São elas:

ATENÇÃO NOS CANAIS
Uma das recomendações do estudo "Entendendo desconexões e melhorando o compliance" é que o gestor trabalhe na disseminação das políticas nos canais mais efetivos na comunicação com os colaboradores. "Converse com os viajantes para descobrir quais os canais mais eficientes na comunicação com eles, incluindo também a frequência com que eles querem receber informações ("sempre que viajam" ou "sempre que as políticas mudarem", por exemplo)."

O estudo sugere que o travel manager trabalhe junto com responsáveis de outras áreas como departamento de comunicação e recursos humanos para encontrar a comunicação mais efetiva.


DEIXA CLARAS AS CONSEQUÊNCIAS
Definir com clareza e comunicar os colaboradores sobre as consequências do descumprimento das políticas é fundamental para que essas sejam respeitadas. "Quase metade dos viajantes diz que descumpre as políticas com alguma regularidade. Para melhorar o compliance, gestores devem trabalhar com decisores e líderes da empresa para estipular as consequências do descumprimento (por exemplo, não reembolsando gastos fora das políticas). Contudo, um modelo de consequências não serve para todas as culturas corporativas. Seja o que fizer mais sentido a uma companhia, os travel managers devem trabalhar no fortalecimento das regras, mesmo se em alguns casos isso significar a flexibilização destas."

LEMBRETES ANTES DAS RESERVAS
Uma boa prática sugerida pelo estudo é lembrar o viajante sobre a política de reservas antes da reserva.
"Com um em cada cinco viajantes dizendo que não são feitos esforços para alertar sobre tentativas de reserva fora da política ou sem os fornecedores preferenciais, os travel managers precisam buscar ferramentas de auxílio a reservas."

DADOS DO VIAJANTE
Com menos de dois em cada cinco gestores perguntando aos viajantes sobre a experiência da viagem, uma grande oportunidade é perdida na hora de determinar o que os viajantes mais usam e valorizam - informação que poderia ser utilizada para negociação de serviços e amenidades nos contratos. "Se os viajantes se derem conta dos benefícios de se fazer reserva nos canais sugeridos, o compliance da companhia ganhará força."

Outra forma de se dar mais transparência a partir de informações do viajante, conforme o estudo, é pedir o detalhamento por item na relação de gastos dos relatórios.

DE OLHO NAS PREFERÊNCIAS
Apesar de certamente não ser o único fator, as preferências dos viajantes devem ser levadas em conta na hora de negociação de contratos com fornecedores. "Viajantes, por exemplo, mostram preferência por não cobrança de mudança de itinerário ou cancelamentos no aéreo, portanto, fechar contrato com fornecedor que não cobra adicional por alterações deveriam ser priorizados."

A recomendação ao gestor é trabalhar em um pacote atraente ao viajante - pois isso fará com que ele siga o compliance e os vazamentos diminuam.