Pfizer diminui desperdícios em viagens corporativas em mais de 80%

Uma das principais empresas do ramo farmacêutico no mundo, a Pfizer tem sede em Nova York (Estados Unidos), 46 unidades industriais e mais de 80 mil colaboradores pelo mundo. Só no Brasil são mais de 1,9 mil funcionários, que movimentam cerca de 12 mil viajantes e cerca de cinco mil viagens por mês. E toda essa movimentação é acompanhada de perto pela gestora de viagens Sara Querolo.

"Nosso lost savings hoje é o mais baixo já registrado, com uma queda de 83% no ano de 2014 para 2015", conta a economista de formação.

Porém, nem sempre foi assim. Em 2014, a Pfizer era desafiada por uma gestão de viagens em que a maioria dos funcionários desconhecia o funcionamento de ferramentas de controle de gestão ou mesmo a política da empresa. Recém-chegada ao posto de gestora no setor de compras da empresa - área responsável pela administração de viagens - , em janeiro de 2015, Sara trouxe na bagagem de viajante a experiência adquirida nos anos de implementação de SAP da empresa.

"Fui chamada para um novo desafio, que eram as operações de compras que incluíam frota e viagem. Na época, a cada 100 pessoas, 34 utilizavam a ferramenta, e nosso lost savings era alto. Investigamos com todos onde estaria o problema. Fizemos uma medição para ver ver qual o cenário e o tamanho do buraco. Conversamos primeiramente com os que não usavam a ferramenta, que disseram que não a usavam porque não sabiam ou porque achavam ruim. Conversamos com a BCD Travel, nossa TMC, com as linhas aéreas, com os hotéis... sempre perguntando quais os principais problemas que notavam ao negociar com a gente, pedindo feedback."

A executiva conta que a área de viagens corporativas percebeu que os procedimentos da companhia não eram de pleno conhecimento dos funcionários.

"Muitos faziam errado porque realmente não sabiam. Mesmo eu, quando era viajante, não tinha a noção que se tem hoje - tanto quanto à política da empresa quanto com relação ao uso da OBT."

O trabalho de reforma do gerenciamento das viagens envolveu o treinamento de ajuste à nova dinâmica junto à agência e aos colaboradores - incluindo um sistema "tira dúvidas" intranet aos funcionários e um evento morning doubt, no qual os viajantes se reuniram com um comitê de viagens. "Depois que vimos que o sistema já estava de acordo com a política, treinamos. Medimos novamente as emissões on-line e off-line e começamos a ver a queda no lost savings. Saímos de 34% em janeiro para 65% em maio, logo depois do treinamento de abril, e agora temos uma média de 96% desde então", conta Sara.

Com uma política de gestão de viagens horizontalizada - i.e., a mesma vale para o representante júnior e ao presidente da empresa - , todos os viajantes corporativos da Pfizer utilizam a OBT para emissão e dedução de gastos. "Só um desavisado reserva diretamente no hotel, mas no geral estamos com alta aderência ao sistema e a escolha da menor tarifa é de 99%", conta Sara, inteirando que a maioria dos trechos aéreos dos viajantes é doméstica (75%), com destaque para ponte aérea. "Quase não há motivos para não escolher a melhor tarifa."