Como os travel managers otimizam gastos com hotéis?
A Carlson Wagonlit Travel promoveu hoje, no Sofitel Copacabana, no Rio de Janeiro, uma seção educacional para gestores de viagens de empresas clientes.
A Carlson Wagonlit Travel promoveu hoje, no Sofitel Copacabana, no Rio de Janeiro, uma seção educacional para gestores de viagens de empresas clientes. Na ocasião, foi apresentado um estudo global produzido pelo Instituto de Gerenciamento de Viagens da Carlon Wagonlit, sobre como as companhias podem otimizar despesas com hotelaria. A ação que já aconteceu em Porto Alegre e será realizada em São Paulo amanhã (sexta, dia 4), conta com a parceria da Bradesco Cartões, Sofitel Copacabana, Delta Air Lines e Lufthansa.
A gerente operacional da CWT, Fernanda Yuri, apresentou o estudo e explicou como essa experiência pode auxiliar os gestores de viagens, inclusive no Brasil, a reduzir custos em relação a hospedagem. Cento e um travel managers de empresas clientes pelo mundo participaram da pesquisa (54% da Europa e do Oriente Médio, 37% da América do Norte, 7% da Ásia/Pacífico, e 2% da América Latina - os números refletem o peso da participação de cada mercado para a Carlson Wagonlit). Os objetivos do estudo são mostrar ao gestor como avaliar gastos tipicamente com hospedagem dentro do orçamento total de viagens, calcular economias possíveis, e identificar pontos para otimizar despesas.
Segundo o levantamento, realizado logo após a eclosão da crise econômica mundial, as despesas de hotel, “que eram marginalizadas pelas empresas”, passaram a ter um peso maior nos gastos com viagens, igualando-se ao peso dos gastos com transporte terrestre (59%). O estudo buscou mostrar que é possível economizar até 21% nos gastos com hospedagem com ações simples, como a redução da categoria do hotel (gerando até 3% de economia), estabelecimento de “tetos” de tarifas por cidades (até 4% e economia), reservar o hotel com antecedência (até 1%) e negociação com os fornecedores (até 6%).
O estudo estabelece sete passos para se chegar a esses resultados:
1 – Consolidar dados, ou seja, identificar despesas, combinar relatórios do TMC com cartões de crédito, identificar despesas em hotéis, inclusive extras (que representam até 33% dos gastos e que devem ser incluídos no orçamento de viagem) etc;
2 – Entender a necessidade do viajante. A localização do hotel, por exemplo, é considerada mais importante do que a categoria ou outro aspecto;
3 – Desenhar uma política efetiva de utilização de hotéis preferenciais (e quando não foram preferenciais a recomendação é procurar um hotel com tarifa 20% mais barata);
4 – Otimizar programas de hotéis preferenciais, pois isso gera fidelidade e, consequentemente, maior poder de barganha na negociação de tarifas e acomodações;
5 – Negociar efetivamente com os hotéis do diretório (preferenciais), inclusive por reservas antecipadas (que podem ficar até 20% mais baratas). O levantamento indica que as tarifas hoteleiras são, em média, 18% a 21% mais baratas quando reservadas pelas TMCs;
6 – Melhorar aderência do viajante ao programa a empresa. De acordo com Fernanda, o estudo indica que os viajantes utilizam mais os hotéis preferenciais quando são reservados por intermédio de uma TMC. A aderência ao programa de viagens também aumenta quando ele é obrigatório, por exemplo;
7 – Analisar a performance.
A gerente operacional da CWT, Fernanda Yuri, apresentou o estudo e explicou como essa experiência pode auxiliar os gestores de viagens, inclusive no Brasil, a reduzir custos em relação a hospedagem. Cento e um travel managers de empresas clientes pelo mundo participaram da pesquisa (54% da Europa e do Oriente Médio, 37% da América do Norte, 7% da Ásia/Pacífico, e 2% da América Latina - os números refletem o peso da participação de cada mercado para a Carlson Wagonlit). Os objetivos do estudo são mostrar ao gestor como avaliar gastos tipicamente com hospedagem dentro do orçamento total de viagens, calcular economias possíveis, e identificar pontos para otimizar despesas.
Segundo o levantamento, realizado logo após a eclosão da crise econômica mundial, as despesas de hotel, “que eram marginalizadas pelas empresas”, passaram a ter um peso maior nos gastos com viagens, igualando-se ao peso dos gastos com transporte terrestre (59%). O estudo buscou mostrar que é possível economizar até 21% nos gastos com hospedagem com ações simples, como a redução da categoria do hotel (gerando até 3% de economia), estabelecimento de “tetos” de tarifas por cidades (até 4% e economia), reservar o hotel com antecedência (até 1%) e negociação com os fornecedores (até 6%).
O estudo estabelece sete passos para se chegar a esses resultados:
1 – Consolidar dados, ou seja, identificar despesas, combinar relatórios do TMC com cartões de crédito, identificar despesas em hotéis, inclusive extras (que representam até 33% dos gastos e que devem ser incluídos no orçamento de viagem) etc;
2 – Entender a necessidade do viajante. A localização do hotel, por exemplo, é considerada mais importante do que a categoria ou outro aspecto;
3 – Desenhar uma política efetiva de utilização de hotéis preferenciais (e quando não foram preferenciais a recomendação é procurar um hotel com tarifa 20% mais barata);
4 – Otimizar programas de hotéis preferenciais, pois isso gera fidelidade e, consequentemente, maior poder de barganha na negociação de tarifas e acomodações;
5 – Negociar efetivamente com os hotéis do diretório (preferenciais), inclusive por reservas antecipadas (que podem ficar até 20% mais baratas). O levantamento indica que as tarifas hoteleiras são, em média, 18% a 21% mais baratas quando reservadas pelas TMCs;
6 – Melhorar aderência do viajante ao programa a empresa. De acordo com Fernanda, o estudo indica que os viajantes utilizam mais os hotéis preferenciais quando são reservados por intermédio de uma TMC. A aderência ao programa de viagens também aumenta quando ele é obrigatório, por exemplo;
7 – Analisar a performance.