Ferramentas de gestão de gastos ajudam na tomada de decisões

Gerenciar viagens corporativas é uma tarefa árdua, repleta de detalhes e particularidades, e gerenciar as despesas e o fluxo de caixa pode ser mais desafiador ainda. Para garantir que estes processos funcionem, é muito importante ter um bom planejamento e ferramentas que ofereçam suporte à tomada de decisões, principalmente agora, neste cenário de retomada do Turismo.

“Estamos em um momento do mercado de pensar muito em trazer dinheiro e também em criar dinheiro sem gastar desnecessariamente. Nas viagens a negócios, estamos falando de times grandes, de muitas gestões, por isso é preciso dar autonomia. Com a plataforma de gestão de gastos da Clara, é possível permitir que a pessoa tenha um controle próprio, mas, ao mesmo tempo, o profissional responsável pelo budget consegue controlar os gastos. É dar liberdade com controle”, explica o diretor geral da Clara, Layon Costa.

É neste sentindo que ferramentas como as da Clara ajudam a controlar a gestão dos gastos da viagem corporativa, mas sempre dando liberdade para o viajante. Uma das funções que a companhia oferece é poder dividir os budgets fornecidos pelo cliente em departamentos ou até mesmo regionais. As notas fiscais podem ser anexadas diretamente na plataforma – seja via aplicativo ou desktop. Por lá é possível também criar um cartão, sem depender de um gerente de banco, por exemplo.

“O viajante consegue resolver tudo por conta própria. Já o gestor pode bloquear e liberar transações para o tipo de compra que for. Se ele quiser que um cartão seja usado somente para combustível, ou somente para reservas em hotel...Tudo fica mais facilitado para a empresa e para o funcionário”, pontua Costa.

GESTÃO DIGITAL

Apesar de ser algo já bem implementado, há empresas que ainda precisam se atualizar para sair do modelo atual de gestão a caminho de uma solução digital e automatizada. A melhor maneira de fazer essa transição é entendendo que, como qualquer outra mudança, será preciso se acostumar. Mas Layon Costa garante que as vantagens compensam.

“A plataforma da Clara, por exemplo, não é nada muito diferente, é algo que você já está acostumado na sua vida pessoal, como pessoa física. O que fazemos é a mesma coisa, mas para empresas, para o colaborador usar em seu dia a dia no trabalho e viagens. Além disso, não tem custo nenhum. É só implementar, trazer dentro da companhia e se adaptar ao processo.”

Entre os benefícios está que não só a produtividade do time aumenta, pois não é necessário ficar cuidando de notas fiscais e esperando o reembolso, como também melhora a qualidade de vida dos funcionários.

“Tudo é feito de maneira simples e virtual. A empresa pode solicitar quantos cartões de crédito forem necessários e distribuir o limite de dinheiro disponível entre eles. Isso dá uma autonomia total. Também é possível bloquear os cartões, caso haja algum problema, e liberar mais limite quando for necessário. Sem contar o Clara Pontos, que já existe, e que, em breve, os clientes poderão trocar por milhas.”

Com os cartões da Clara é possível:

• Gestão dos gastos da equipe em tempo real, evitando surpresas;
• Definir carto~es por equipe, campanha, indivíduo, entre outros;
• Organizar as despesas por categorias, como usuário, local, grupos, entre outras;
• Criar cartões para cada tipo de gasto e definir um limite de crédito individual;
• Extrair de relatórios sempre que precisar;
• Anexar notas fiscais direto na plataforma e vincular aos gastos evitando inconsistências nos relatórios;
• Ter maior autonomia para administradores e gerentes;
• Navegar facilmente pela plataforma pelo computador ou celular.

“De bandeira Mastercard, os cartões são internacionais e aceitos em todo lugar. O suporte que vem com eles também é importante e um dos nossos focos. Sem contar a questão de segurança, já que há vários passos para tornar os cartões seguros e retomá-los é bem simples. Nós tentamos ao máximo garantir que o cartão do cliente, principalmente um viajante em uma viagem internacional, não fique sem funcionar”, finaliza Costa.